残業しているのに勤務時間を固定記録するのは違法？残業代未払いになるケースと対処法を解説

実際には残業しているにもかかわらず、勤怠記録では決められた勤務時間だけが記録されているケースがあります。このような状況では、「会社の処理は問題ないのか」「残業代は請求できるのか」と不安になる方も少なくありません。

この記事では、勤務時間を実際より短く記録することの問題点や、残業代が発生する条件、会社から適切な対応を受けられない場合の対処方法について分かりやすく解説します。

実際の勤務時間と勤怠記録が違う場合の問題点

労働時間は、原則として実際に労働した時間を正しく記録する必要があります。会社が決めた始業時間や終業時間だけを記録し、実際に働いた残業時間を記録しないことは、適切な勤怠管理とは言えません。

例えば、毎日10時から19時まで勤務したことになっているものの、実際には20時や21時まで仕事をしている場合、その超過した時間は労働時間として扱われる可能性があります。

勤怠記録は給与計算や労働時間管理の基礎となる重要な資料であるため、実態と異なる記録を続けることは労働者に不利益を与えることになります。

労働基準法では、原則として1日8時間、週40時間を超えて働いた場合、その時間について割増賃金を支払う必要があります。

例えば、所定労働時間が10時から19時まで（休憩1時間を含む）で設定されている会社で、毎日20時まで勤務している場合、終業後の1時間は時間外労働として残業代の対象になる可能性があります。

「残業代が出ない」という状況でも、会社が認めていないだけで実際には残業時間として扱われるケースがあります。労働者が自主的に働いたのではなく、会社の指示や業務上必要な状況で働いていた場合は特に注意が必要です。

すべての固定記録が問題になるわけではありません。例えば、実際に勤務時間が10時から19時までであり、その時間内で業務が終了している場合は通常問題ありません。

また、会社と労働者の間で適切な制度が導入されている場合や、一定の条件を満たしたみなし労働時間制などでは、実際の勤務時間とは異なる管理方法が行われることもあります。

しかし、実際には毎日残業しているにもかかわらず、会社が「記録上は19時まで」とするよう指示している場合は、単なる勤怠管理ではなく、残業時間の隠蔽につながる可能性があります。

残業代の未払いが疑われる場合は、まず実際の労働時間を証明できる資料を集めることが大切です。

具体的には以下のような記録が役立ちます。

例えば、毎日20時に業務メールを送信している記録が残っている場合、実際にその時間まで働いていたことを示す資料になる可能性があります。

勤怠記録と実際の勤務状況に違いがある場合、まずは直属の上司や人事担当者に状況を確認する方法があります。

その際は、「残業代を払ってください」と突然伝えるよりも、「実際の勤務時間と勤怠記録に違いがあるため確認したい」と事実ベースで相談すると話が進みやすくなります。

会社側が改善しない場合や、残業時間の記録を意図的に変更するよう求められている場合は、労働基準監督署や労働問題に詳しい専門家へ相談することも選択肢になります。

働く時間は給与だけでなく、健康や生活にも大きく関わります。長時間労働が常態化しているにもかかわらず、記録上は定時退社になっている状態では、自分の労働実態が正しく残りません。

「周囲も同じようにしているから」と我慢してしまう人もいますが、正確な勤怠記録を残すことは労働者自身を守るためにも重要です。

例えば、日々の勤務終了時刻を手帳やスマートフォンに記録しておくだけでも、後から勤務実態を確認する際の助けになります。

実際には残業しているのに、勤務時間を10時から19時までに固定して記録することは、状況によっては不適切な勤怠管理となる可能性があります。

残業代は勤怠記録だけで決まるものではなく、実際に働いた時間や会社の指示・業務状況によって判断されます。記録と実態に違いがある場合は、証拠を残しながら適切に対応することが大切です。

自分の働いた時間を正しく把握し、必要であれば会社や専門機関へ相談することで、未払い残業代などの問題解決につながります。