不採用時に履歴書を返却する会社と返却しない会社がある理由とは？企業側の対応や個人情報管理を解説

就職活動や転職活動では、不採用通知と一緒に履歴書が返却される会社もあれば、そのまま企業側で保管・処分される会社もあります。なぜ同じ応募書類なのに対応が異なるのか、不思議に感じる方も多いでしょう。

履歴書の返却には法律上の決まりや企業ごとの運用方針が関係しています。この記事では、不採用時に履歴書を返却する会社と返却しない会社の違い、その理由、企業が応募書類をどのように扱っているのかについて詳しく解説します。

不採用時に履歴書を返却する会社がある理由

履歴書を返却する企業は、応募者の個人情報を手元に残さないことを重視している場合があります。履歴書には住所、電話番号、学歴、職歴、生年月日など、多くの個人情報が記載されています。

そのため、選考終了後に応募者へ返却することで、企業側が不要な個人情報を保有しないようにしているケースがあります。特に個人情報管理を重視する企業では、昔から履歴書を返却する運用を続けていることがあります。

また、応募者から提出された大切な書類であるため、企業として丁寧な対応を示す意味で返却している場合もあります。

一方で、不採用者の履歴書を返却しない企業も多く存在します。これは、応募時に提出された書類を企業側の採用活動に関する記録として一定期間保管するためです。

企業では、採用選考の公平性を確認したり、後日問い合わせがあった場合に対応したりするため、応募書類を管理することがあります。

また、履歴書を一人ひとりに郵送で返却するには、送料や事務作業の負担も発生します。そのため、あらかじめ「応募書類は返却しません」と募集要項などに記載し、選考終了後に適切な方法で処分する企業もあります。

現在の日本では、企業が不採用者の履歴書を必ず返却しなければならないという法律上の義務はありません。

ただし、履歴書には個人情報が含まれているため、企業には適切に管理する責任があります。不要になった応募書類は、第三者に漏れないよう廃棄するなど、安全な取り扱いが求められます。

例えば、紙の履歴書であればシュレッダー処理、電子データであれば適切な削除などを行い、応募者の情報が外部へ流出しないよう管理する必要があります。

履歴書の扱いが企業ごとに異なる理由は、採用管理の方法や社内ルールが違うためです。大企業では応募者数が多いため、応募書類を一定期間保管した後にまとめて処分する仕組みを採用している場合があります。

一方、中小企業では応募者との距離が近く、応募書類を返却することで丁寧な対応を心掛けているケースもあります。

また、求人媒体や人材紹介会社を利用している場合は、応募書類の取り扱いについて独自のルールが設定されていることもあります。

不採用になった後、履歴書が返却されないことが気になる場合は、応募時の求人票や募集要項を確認してみましょう。多くの企業では「応募書類は返却しません」などの記載があります。

もし記載がなく不安な場合は、企業の採用担当者へ問い合わせることも可能です。ただし、すでに適切な方法で処分されている場合もあるため、返却を必ず求められるとは限りません。

また、今後の就職活動では、提出前に履歴書や職務経歴書のコピーを取っておくと、自分がどのような内容を提出したか確認できるため安心です。

履歴書は重要な個人情報を含む書類なので、提出前に必要以上の情報を書かないことや、記載内容を確認することが大切です。

例えば、資格証明書などの追加資料を求められた場合も、本当に提出が必要なのか確認した上で渡すようにすると安心です。

また、企業側も応募者の情報を適切に扱う義務があります。信頼できる企業かどうかを判断する材料として、応募書類の取り扱い方針を見ることもできます。

不採用時に履歴書を返却する会社と返却しない会社があるのは、法律で一律に決められているわけではなく、企業ごとの個人情報管理や採用運用の違いによるものです。

返却しない企業であっても、適切に保管・廃棄することが求められており、必ずしも応募者を軽視しているわけではありません。

就職活動では、履歴書のコピーを保管しておくなど自分でも情報管理を行いながら、企業の対応や説明を確認して安心して選考に臨むことが大切です。