有給休暇の出勤率計算で事後申請した有給はどう扱われる？算定方法と注意点を解説

年次有給休暇の付与条件には、原則として「全労働日の8割以上出勤していること」という出勤率の条件があります。そのため、遅刻や早退、有給取得日、欠勤扱いになる日などが出勤率計算でどのように扱われるのか気になる人は多くいます。

特に、体調不良などで一度欠勤した後に、会社の承認を得て事後的に有給休暇へ変更した場合、その日は出勤日として扱われるのか、それとも欠勤日として計算されるのかは判断が分かりやすいポイントです。この記事では、有給休暇の出勤率計算の基本と、事後申請した有給の扱いについて解説します。

有給休暇を付与する際の出勤率の基本

労働基準法では、会社が従業員へ年次有給休暇を付与するためには、基準日前の一定期間における出勤率が8割以上である必要があります。

出勤率は一般的に「出勤した日数÷全労働日」で計算されます。ただし、すべての日を単純に欠勤か出勤かで判断するわけではなく、法律上は出勤したものとして扱われる日や、計算から除外される日があります。

例えば、通常の勤務日に出勤した日だけでなく、年次有給休暇を取得した日や一定の休業期間なども、出勤率計算では特別な扱いになります。

年次有給休暇を取得した日は、実際には職場へ出勤していなくても、出勤したものとして扱われます。

これは、有給休暇を取得したことによって翌年以降の有給付与に不利益が生じないようにするためです。もし有給取得日を欠勤扱いにすると、有給を使った人ほど出勤率が下がるという不合理な結果になるためです。

例えば、年間の勤務予定日が240日あり、そのうち10日間を有給休暇として休んだ場合でも、その10日は出勤日として計算されます。

体調不良などで一度欠勤した日について、後日会社が有給休暇への変更を認めた場合、その日の扱いは「年次有給休暇を取得した日」として扱われることになります。

つまり、会社が正式に有給休暇として処理したのであれば、出勤率計算では出勤したものとして扱われます。単なる欠勤日のままではなく、有給休暇取得日に変更されたことが重要です。

例えば、月曜日に体調不良で休み、翌日に有給休暇申請を行い会社が承認した場合、その月曜日は勤怠上「欠勤」ではなく「有給休暇」として処理され、出勤率計算でも不利にならない扱いになります。

注意したいのは、本人が後から有給扱いにしたいと思っていても、会社が必ず認めなければならないわけではない点です。

年次有給休暇は原則として事前申請するものですが、会社の規定や運用によっては、体調不良などの場合に事後申請を認めているケースがあります。

例えば、就業規則で「当日の連絡による有給申請を認める」「欠勤後の有給振替を認める」といった取り扱いが定められている場合は、有給休暇として処理される可能性があります。一方、会社が認めず欠勤処理になった場合は、出勤率計算でも欠勤日として扱われることがあります。

有給休暇の付与日数に影響する出勤率は、勤怠システム上の処理内容によって結果が変わる場合があります。そのため、自分の認識だけで判断せず、給与明細や勤怠記録を確認することが大切です。

特に、体調不良による休暇、特別休暇、欠勤、有給休暇への振替などは会社ごとに処理方法が異なることがあります。

例えば、有給申請が承認されたと思っていたものの、勤怠システム上では欠勤のままになっている場合は、人事や総務へ確認することで誤処理を防ぐことができます。

有給休暇の出勤率計算では、取得した年次有給休暇の日は出勤したものとして扱われます。そのため、体調不良などで休んだ後でも、会社が正式に有給休暇として認めた場合は、通常は出勤率計算上も有給取得日として扱われます。

一方で、会社が承認せず欠勤扱いになった場合は、出勤率計算に影響する可能性があります。重要なのは、実際に休んだ理由ではなく、会社の勤怠処理上どのような扱いになっているかです。

有給付与日数に関わる出勤率について疑問がある場合は、就業規則や勤怠記録を確認し、必要に応じて人事担当者へ確認することが安心につながります。