面接で「同じ学校の社員が覚えている」と言われたら違法？個人情報やプライバシーの考え方を解説

就職活動中の面接では、応募者の経歴や人柄を確認するためにさまざまな質問や会話が行われます。しかし、自分が応募した事実を知らないはずの社員が知っていた場合、「個人情報が勝手に共有されたのではないか」「プライバシー侵害ではないか」と不安になることがあります。

特に、面接官から突然「同じ学校出身の社員がいて、あなたのことを覚えていると言っていた」と言われた場合、その発言が適切な対応だったのか気になる人もいるでしょう。この記事では、採用活動における個人情報の扱いや、企業内での情報共有がどのように考えられるのかを解説します。

応募者の個人情報はどのように扱われるのか

企業は採用活動を行う際、応募者から履歴書や職務経歴書などの個人情報を取得します。氏名、住所、学歴、職歴などは個人を特定できる情報であり、個人情報保護法の対象になります。

企業は取得した個人情報について、基本的には採用選考や連絡など、あらかじめ示した利用目的の範囲内で利用する必要があります。そのため、応募者の情報を誰にでも自由に知らせてよいというわけではありません。

一方で、企業内部で採用担当者や面接担当者など、採用業務に関係する人が必要な範囲で情報を共有することは通常認められています。問題になるのは、その共有が採用目的に必要な範囲を超えているかどうかです。

例えば、面接官が履歴書を見て「同じ学校出身の社員がいる」と気付き、その社員に確認したケースを考えます。この場合、単純に同じ学校出身者が社内にいることを確認するだけであれば、直ちに違法と判断されるとは限りません。

企業によっては、応募者の経歴を確認したり、社内に同じ経験を持つ社員がいる場合に参考情報として話を聞いたりすることがあります。採用判断のための情報収集として合理的な範囲であれば、一定の社内共有は行われる場合があります。

ただし、「誰がどの会社に応募しているか」という情報は、本人が望まない場合には非常にプライベートな情報です。特に転職活動では、現在の勤務先や周囲の人に知られたくない事情を持つ人もいます。そのため、企業側には慎重な取り扱いが求められます。

今回のようなケースで問題になるのは、法律上の違反だけではなく、企業の配慮やコミュニケーションのあり方です。

例えば、応募者本人の許可なく「〇〇さんがこの会社を受けている」と学校時代の知人に伝えられた場合、応募者が不快感や不安を感じるのは自然なことです。

特に転職活動の場合、応募している事実そのものが本人にとって秘密にしたい情報であることがあります。そのため、企業側が法的には問題ない範囲であっても、応募者への配慮が不足していたと受け取られる可能性があります。

採用活動では、応募者の個人情報を扱う社員全員が適切な管理意識を持つことが重要です。

例えば、面接担当者が「知り合いだから」という理由だけで応募者について社内の人に話したり、必要以上に情報を広げたりすることは避けるべき行為です。

一方で、同じ学校出身の社員が「以前同じ学校だった人が応募している」と知った場合でも、その情報をどのような目的で、どの範囲まで共有したのかによって評価は変わります。

企業にとって採用活動は応募者との信頼関係を築く場でもあります。法律を守るだけでなく、「応募者がどう感じるか」という視点を持つことも大切です。

面接時の発言に違和感を覚えた場合でも、すぐに個人情報保護法違反だと決めつける必要はありません。まずは、どのような経緯で情報が共有されたのかを整理することが大切です。

例えば、「自分の応募について誰に、どのような目的で伝えたのか」を採用担当者に確認することは可能です。その際は感情的に責めるのではなく、情報管理について確認したいという形で問い合わせるとよいでしょう。

また、選考を進めるかどうかを判断する際には、その出来事だけでなく、面接全体で感じた企業の対応や雰囲気も含めて考えることが重要です。

面接で「同じ学校の社員があなたを覚えている」と言われた場合、それだけで必ず個人情報保護法違反やプライバシー侵害になるとは限りません。

採用活動に必要な範囲で社内共有されることはありますが、応募者が望まない形で応募事実が広まることは、企業側の配慮不足と感じられる可能性があります。

大切なのは、法律上問題があるかだけではなく、その企業が応募者の個人情報をどれだけ丁寧に扱っているかを見ることです。面接で感じた違和感は、入社後の企業文化を判断する一つの材料として冷静に考えるとよいでしょう。