口頭での説明が苦手でも改善できる！仕事でわかりやすく話すためのポイントと練習方法

仕事の中で急な質問や雑談にうまく答えられず、口頭での説明に自信が持てないと感じる方は多いです。このような場面で「どう答えれば良いのか分からない」と悩んでしまうことは、決して珍しいことではありません。本記事では、仕事でスムーズに口頭で説明をするためのポイントや練習方法をご紹介します。

なぜ口頭での説明が苦手になるのか

口頭での説明が苦手な原因はさまざまですが、主な理由として「焦り」や「整理された情報がない」「自分の考えをうまくまとめられない」ことが挙げられます。特に、予想外の質問や状況に直面したとき、思わず言葉に詰まってしまうことがあります。

そのため、まずは「うまく説明しなければならない」というプレッシャーを減らし、状況に応じた柔軟な対応を意識することが大切です。

上司に突然質問されて答えるときに大切なのは、質問の内容に合わせて、必要な情報を簡潔に、順序立てて伝えることです。まずは、質問が求めている情報を正確に理解し、それに対する答えを短くまとめることが重要です。

その後、状況に応じて「関連する背景情報」を簡潔に加え、要点を絞った説明を心がけます。例えば、「○○については、◯◯が進行中です。進捗としては△△まで完了しています。」といった形で、必要最低限の情報を順番に伝えると効果的です。

実際に口頭でうまく説明できるようになるためには、練習が不可欠です。まず、自分の考えを「整理して話す」ことを意識しましょう。例えば、仕事の進捗報告をする際には、以下の「簡潔なフレーム」を使ってみてください。

このように、話の流れを決めておくことで、いざ説明するときに迷うことが少なくなります。

雑談が苦手で、つい相槌ばかりになってしまう場合は、少し意識を変えると良いでしょう。まずは、相手の話に興味を持つことが大切です。雑談の中で会話が弾むコツは、相手の話題に興味を示し、質問を返すことです。

「それは面白いですね。どうしてそんなことがあったんですか？」といった質問を投げかけることで、自然な会話の流れが生まれやすくなります。

口頭での説明や会話力を高めるために、参考になる書籍やリソースもたくさんあります。例えば、「伝え方が9割」（佐々木圭一著）は、相手にわかりやすく伝える方法や心構えを学べる良書です。

また、日常的に話す内容を録音して、自分の話し方を振り返ることも有効です。自分の説明を客観的に聞くことで、改善すべき点が見えてきます。

口頭での説明が苦手でも、焦らずに実践的な練習を積むことで確実に改善できます。ポイントは、話す内容を整理し、必要な情報を簡潔に伝えること、そして、雑談力を高めるために相手に関心を持ち、会話の中で質問を投げかけることです。まずは小さな改善を意識して、少しずつ話す力を身につけていきましょう。