配達や買い出しの時間は出張扱いにできる？旅費規程の日当支給条件と書き方を解説

小規模な事業や店舗運営では、配達や仕入れ、取引先への訪問などで従業員が事業所の外へ移動する機会があります。その際に「これは出張になるのか」「旅費規程を作れば日当を支給できるのか」と疑問に感じるケースがあります。

特にお弁当配達のように毎日発生する業務では、一般的な出張と日常業務の区別が重要になります。旅費規程を適切に整備しないと、税務上の問題や従業員間の不公平につながる可能性もあります。

この記事では、配達・買い出し業務を旅費規程の対象にできる条件、アルバイトへの日当支給の考え方、規程を作成するときのポイントについて解説します。

旅費規程における「出張」とは何か

旅費規程における出張とは、一般的には会社や事業所の所在地を離れて、業務上必要な場所へ移動して仕事を行うことを指します。

例えば、取引先との打ち合わせ、遠方の営業活動、研修への参加などは典型的な出張に該当します。一方で、通常の勤務場所から近隣へ毎日行う配達などは、通常業務として扱われることが多くあります。

そのため、単純に「外へ出て仕事をした時間が長いから出張」と判断するのではなく、その業務が通常の勤務内容なのか、臨時的な移動なのかを確認する必要があります。

お弁当の配達業務が毎日の通常業務として組み込まれている場合、一般的には出張ではなく通常勤務の一部として考えられる可能性が高くなります。

例えば、店舗や事務所から近隣の顧客へ毎日配達する業務は、営業活動や配送業務そのものが仕事の中心であり、旅費規程による出張日当の対象とは区別されることがあります。

一方で、通常の配達範囲を大きく超えて遠方へ配送する場合や、仕入れのために通常とは異なる地域へ継続的ではなく臨時で移動する場合などは、出張として扱える可能性があります。

旅費規程を作成すること自体は可能ですが、規程があればどのような移動でも出張日当として処理できるわけではありません。

税務上問題にならないためには、出張の定義や支給条件が明確であり、同じ条件の従業員に公平に適用される必要があります。

例えば、「事業所から片道10km以上離れた場所で業務を行う場合を出張とする」「通常の配達区域外で業務を行う場合に日当を支給する」といった具体的な基準を設ける方法があります。

アルバイトやパート従業員であっても、会社の旅費規程の対象者として明確に定めていれば、一定条件のもとで日当を支給することは可能です。

ただし、正社員だけを対象にする規程なのか、アルバイトを含む全従業員を対象にするのかは、旅費規程に明記しておく必要があります。

例えば、「当社の従業員が業務上必要な出張を行った場合に旅費を支給する」と規定し、従業員の範囲にパート・アルバイトを含めることで、対象を明確にできます。

旅費規程を作成する場合は、少なくとも以下のような内容を決めておくと運用しやすくなります。