給与の未払計上で残業代を概算計上する方法｜15日締めの場合の考え方と注意点

決算時には、給与の締め日と会計期間のズレによって、まだ支払っていない給与や残業代を未払費用として計上する必要があります。特に15日締めの会社では、決算月の16日から月末までの給与分をどのように見積もるかが問題になります。

残業代のように毎月変動する費用については、決算時点で正確な金額を把握できないケースもあります。この記事では、給与の未払計上における残業代の概算方法や、継続適用する場合の考え方について解説します。

決算で給与の未払計上が必要になる理由

会計では、費用は原則として発生した期間に計上するという考え方があります。そのため、給与の支払日が翌月であっても、決算日までに従業員が勤務した分については当期の費用として認識する必要があります。

例えば、給与の締め日が毎月15日、支払日が翌月25日の会社の場合、3月決算では3月16日から3月31日までの勤務分は翌期ではなく、当期に発生した給与費用として処理します。

このような期間対応を行うことで、決算書上の利益や費用を正しく表示できます。

15日締め給与の場合に発生する未払給与の考え方

15日締めの場合、決算日において16日から月末までの給与はまだ給与計算期間が確定していません。そのため、基本給や手当などについては日割り計算などによって合理的に見積もって未払計上します。

例えば、月給31万円の従業員の場合、3月16日から3月31日までの16日分を基準にして未払給与を算定する方法があります。

重要なのは、実際の給与額と完全に一致させることよりも、合理的な方法によって継続的に計算し、期間に対応した費用計上を行うことです。

残業代をひと月分の16日から31日分として概算計上できるか

残業代のように毎月変動する費用については、決算日に正確な金額が確定していない場合、合理的な見積もりによって未払計上することが考えられます。

例えば、年間を通じて毎月同じような勤務状況であり、残業代の発生傾向が大きく変わらない場合には、「1か月分の平均残業代×16日から31日に対応する割合」といった方法で算定することがあります。

質問のように「ひと月トータルの残業代×16/31日」で計算する方法も、一定の合理性があり、毎年同じ方法を継続して適用するのであれば、実務上の簡便的な見積方法として利用されるケースがあります。

概算計上する場合に注意すべきポイント

ただし、残業代は実際の労働時間によって発生額が変わるため、単純な日数按分が必ず正確とは限りません。例えば、月末に繁忙期が集中する会社では、16日から31日の残業時間が通常より多くなる可能性があります。

そのため、過去の実績や勤務状況を確認し、より実態に近い方法を選択することが望ましいです。

また、期首に実際の給与計算額が確定した後、概算計上額との差額を翌期で調整する処理を行うことになります。

未払計上の方法は毎年継続して適用することが重要

会計処理では、一度採用した見積方法を毎年都合よく変更することは望ましくありません。継続性の原則により、合理的な方法を決めたら同じ基準で処理することが重要です。

例えば、ある年度では残業代を「月平均残業代×16/31日」で計算し、翌年度では利益調整のために別の方法へ変更すると、決算数値の比較可能性が損なわれる可能性があります。

そのため、会社の給与計算方法や残業発生状況を踏まえて、経理処理として説明可能な方法を選択することが大切です。

まとめ：残業代の未払計上は合理的な見積もりと継続性がポイント

15日締めの会社では、決算日において16日から月末までの給与や残業代が未確定になるため、合理的な方法で未払計上する必要があります。

残業代について「ひと月分の残業代×16/31日」のような按分計算を行う方法は、実態とかけ離れておらず、毎年継続して適用するのであれば実務上採用されることがあります。

ただし、残業時間の発生状況によって適切な計算方法は異なります。過去実績や勤務状況を確認し、自社の実態に合った方法を選択し、根拠を説明できる状態にしておくことが重要です。