留学生アルバイトの週28時間制限を管理する方法｜勤務時間計算ツールとシフト管理のポイント

留学生をアルバイトとして雇用する場合、資格外活動許可による週28時間以内という勤務時間の制限を守る必要があります。シフトを作成する側にとっては、複数の勤務先があるケースや週をまたぐ勤務などもあり、正確な管理が重要です。

この記事では、留学生アルバイトの勤務時間を確認する方法や、専用アプリが使えない場合の管理方法、シフト管理担当者が注意すべきポイントについて解説します。

留学生アルバイトの週28時間ルールとは

外国人留学生は、在留資格で認められた活動以外に収入を得る場合、資格外活動許可を取得する必要があります。その中で、アルバイトなどの就労時間は原則として週28時間以内と定められています。

ただし、学校が定める長期休暇期間中は、一定の条件を満たせば1日8時間以内まで働くことが可能です。

例えば通常の授業期間中に月曜日から金曜日まで毎日5時間勤務すると、合計25時間になります。そこへ土日の勤務を追加すると28時間を超える可能性があるため、事前の確認が必要です。

留学生向けの勤務時間管理アプリの中には、在留カード情報の登録が必要なものもあります。しかし、雇用側がシフト管理を目的として利用する場合は、必ずしも専用アプリだけに頼る必要はありません。

最も簡単な方法は、ExcelやGoogleスプレッドシートなどで週ごとの勤務時間を管理することです。スタッフごとに勤務日、開始時間、終了時間、合計時間を記録すれば、28時間制限を確認できます。

例えば以下のような項目を作成すると管理しやすくなります。

週28時間の計算では、「1週間」の区切り方に注意が必要です。会社独自の給与計算期間ではなく、原則として連続する7日間で判断する必要があります。

また、留学生が別のアルバイト先でも働いている場合、勤務時間は合算されます。一つの勤務先で週28時間以内に収まっていても、他社での勤務時間を合わせると超過する可能性があります。

例えば、自社で週20時間勤務している留学生が、別の飲食店で週10時間働いている場合、合計30時間となり制限を超えてしまいます。

シフト管理を担当する場合は、外国人スタッフ専用アプリだけでなく、一般的な勤怠管理ツールを活用する方法もあります。

選ぶ際には以下のような機能があるものがおすすめです。

重要なのは、アプリの有無よりも、勤務時間を常に確認できる仕組みを作ることです。

勤務時間超過を防ぐには、シフトを組む段階で上限に余裕を持たせることが大切です。28時間ぎりぎりで組むと、急な残業やシフト変更で超過する可能性があります。

例えば週25時間程度を目安に設定しておけば、急な延長勤務が発生した場合でも調整しやすくなります。

また、留学生本人にも週28時間のルールを理解してもらい、他のアルバイト先での勤務時間も申告してもらうことが重要です。

留学生アルバイトの週28時間制限を管理するためには、専用アプリだけでなく、Excelや勤怠管理ツールなどを利用して勤務時間を正確に把握する方法があります。

特にシフト管理者は、自社の勤務時間だけで判断せず、他社でのアルバイト時間も含めて確認する必要があります。

便利なツールを活用しながら、余裕を持ったシフト作成と記録管理を行うことで、留学生本人と雇用側の双方が安心して働ける環境を作ることができます。