建設工事で下請会社に工期変更を依頼する際、注文書や請書に工期だけを記載して提出した場合、後で元請から契約金額も記載するよう指示されることがあります。特に人手不足で事務担当が不在の場合、対応に時間がかかることもあります。この記事では、工期変更時の注文書・請書で金額を載せるべきか、実務上の考え方を解説します。
工期変更時の注文書・請書の基本
注文書や請書は、契約内容の変更を正式に記録するための書類です。工期変更の場合、通常は変更後の日付を記載しますが、金額を変更しない場合は前回の契約金額をそのまま適用することが一般的です。
重要なのは、工期変更の注文書や請書が元請との契約内容を正確に反映していることです。
金額記載が求められる理由
元請が再提出を求める場合の理由には、以下のようなケースがあります。
- 契約書面としての完全性を確保したい
- 内部監査や会計処理の都合で金額も明示する必要がある
- 契約変更履歴として、金額と工期を一体で管理したい
ただし、前回の注文書で金額が明記されており、変更が工期のみであれば、実務上は金額を再記載する必要は必ずしもありません。
実務上の対応方法
人手不足で再提出に時間がかかる場合は、元請に事情を説明し、以下のような対応を検討します。
- 工期変更のみを訂正・追記した文書で承認をもらう
- 金額は従前契約通りで変更なしと明記して、署名・割印を簡略化して提出する
- メールやFAXで事前に内容確認を取り、正式書類は後日郵送する
このようにすれば、元請側の求める契約内容確認と、下請側の作業負担のバランスを取ることができます。
収入印紙の扱い
収入印紙は契約金額が記載されている場合に必要です。工期変更だけで金額に変更がない場合、既に契約金額に対して貼付済みであれば、再度印紙を貼る必要はありません。ただし、元請の指示に従って再提出する場合は、印紙の扱いについても確認すると安心です。
まとめ
下請会社が人手不足で事務処理に時間がかかる場合でも、工期変更の注文書・請書に金額を再記載する必要は原則としてありません。重要なのは、前回契約金額が有効であることを明示し、元請に了承を得ることです。元請と事前に連絡を取り、承認手順を調整することで、再提出の負担を最小限に抑えることができます。
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