退職者から傷病手当金の事業主記入欄を依頼された場合の対応方法｜診断書がない・有給休暇中でも記載してよい？

退職した従業員から突然「傷病手当金支給申請書」の事業主記入欄への記載を求められ、どこまで確認して記載すべきか悩む事業主は少なくありません。特に、在職中に診断書の提出がなかった場合や、有給休暇として処理していたケースでは、「会社として労務不能を認めてよいのか」と不安になることもあるでしょう。

しかし、傷病手当金の制度上、事業主が判断する範囲と、健康保険組合や協会けんぽ、医師が判断する範囲は明確に分かれています。この記事では、退職後に傷病手当金の申請書が届いた際の事業主の対応方法や注意点、実務上の記載例について分かりやすく解説します。

傷病手当金の「事業主記入欄」は何を書くものか

傷病手当金の申請書には、本人記入欄・医師記入欄・事業主記入欄があります。このうち、事業主記入欄では主に「勤務状況」や「給与支給状況」など、会社側で把握している事実を記載します。

重要なのは、事業主が医学的な判断をする必要はないという点です。労務不能かどうかの最終判断は医師や保険者（協会けんぽ等）が行います。

そのため、会社側としては「実際にどのような勤務状況だったか」を事実ベースで記載することが基本となります。

在職中に診断書の提出がなく、会社として病気休職扱いをしていなかった場合、「本当に病気だったのか分からない」という状況になることがあります。

しかし、傷病手当金の申請において、事業主が病気の真偽や労務不能性を独自に調査・証明する義務までは通常求められていません。

例えば、以下のようなケースは実務上よくあります。

例：従業員が有給休暇を取得しながら通院しており、退職後に「実は精神疾患で療養していた」として傷病手当金を申請するケース。

この場合でも、会社は「有給取得日」「欠勤日数」「給与支給の有無」など、把握している事実を記載し、医学的判断部分は医師と協会けんぽに委ねる形が一般的です。

協会けんぽから「本人申告に基づき記載してください」と案内されることも珍しくありません。

もっとも、事業主として「何も確認せず記載するのは不安」という感覚は自然なものです。その場合は、記載内容を事実に限定しつつ、必要に応じて補足を残す方法があります。

例えば、備考欄や別紙に以下のような内容を記載するケースがあります。

「在職中、診断書の提出は受けておらず、会社として傷病内容や労務不能性については把握していない。勤務状況について、会社記録に基づき記載している。」

このようにしておけば、「会社が労務不能性を認定した」と誤解されるリスクを減らしつつ、申請手続きにも協力できます。

また、本人との連絡が電話やLINEでは困難で、郵送のみでやり取りしている場合でも、以下のような確認文書を送る方法があります。

こうしたやり取りを残しておくことで、後日のトラブル予防にもつながります。

「有給休暇を使っていたなら傷病手当金は対象外では？」と思われることがありますが、必ずしもそうではありません。

傷病手当金では、「労務不能状態であったか」が重要であり、有給休暇を取得していた事実だけで否定されるわけではありません。

ただし、有給休暇期間については通常給与が支払われているため、その期間の傷病手当金は調整や不支給となる場合があります。

具体的な支給可否は協会けんぽ側で審査されるため、会社が独自に「対象外」と判断して申請協力を拒否するのは慎重であるべきでしょう。

制度詳細については、協会けんぽ公式サイトも参考になります。

実務上、次のような対応は避けた方がよいケースがあります。

特に、退職後の関係悪化によって「協力しない」という姿勢が強く出てしまうと、別の労務トラブルへ発展する可能性があります。

会社としては、「把握している事実を記載する」「医学的判断はしない」「最終判断は保険者に委ねる」というスタンスを徹底することが重要です。

不安が大きい場合は、社会保険労務士へ相談しながら進めるのも有効です。

退職者から傷病手当金の事業主記入欄を求められた場合、会社側は「労務不能を認定する立場」ではなく、「勤務実態や給与状況など事実を記載する立場」です。

在職中に診断書が提出されていなかった場合でも、会社が把握している範囲で事実を記載し、医学的判断は医師や協会けんぽへ委ねる対応が一般的です。

どうしても不安がある場合は、「会社として病状確認はできていない」旨を備考として残したり、本人へ郵送で確認を取ることで、実務上のリスクを抑えながら適切に対応しやすくなります。