電子帳簿保存法における電子取引の保存義務と代理転送の取り扱い

電子帳簿保存法では、電子取引に係る帳簿や書類の保存義務が定められています。しかし、法人が入出金に直接関与せず、単に受け取った電子請求書を別法人へ転送する場合、保存義務の範囲はどうなるのでしょうか。本記事では、電子取引の定義と保存義務の適用範囲について解説します。

電子取引の定義

電子帳簿保存法における電子取引とは、取引情報が電子データで授受される取引を指します。具体的には、受領側・発行側いずれかの法人が、契約に基づく代金の支払いまたは受領に関する情報を電子的に取得する場合です。

したがって、単に他社に転送するだけで、入出金の権利義務が自社に発生していない場合、その電子データは自社の取引として保存義務が生じません。

保存義務は、法人が取引の当事者である場合に発生します。代理で請求書を転送する場合、実際の取引は自社と直接関係がないため、保存義務の対象にはなりません。重要なのは、自社が入出金または契約上の債権債務の当事者であるかどうかです。

例として、受領した請求書を社内で確認しただけで転送する場合は、電子保存義務は生じませんが、自社で支払いや受領を伴う場合は義務が発生します。

仮に自社で取引関与がある場合は、電子データをタイムスタンプ付きで保存するなど法令に沿った管理が必要です。保存義務がない場合でも、社内で業務管理のために電子データを保持することは可能です。

電子帳簿保存法についての詳細は、国税庁の公式ページにて確認できます。最新の改正情報や具体的な保存方法もこちらで提供されています。国税庁：電子帳簿保存法に関する情報

代理で請求書を転送するだけのケースでは、法人自体が取引の当事者でないため、電子取引としての保存義務は生じません。しかし、将来的に入出金や債権債務に関与する場合は、法令に基づいた電子保存の対応が必要です。実務上は、取引の当事者かどうかを基準に保存義務を判断しましょう。