「本人開封無効」の封筒で届いた証明書、提出はどうすべき？

大学から届いた「本人開封無効」の封筒に入った成績証明書と卒業証明書を、市役所に提出する際にどう扱うべきか、悩んでいる方も多いです。封筒が開封されていない状態で、証明書をそのまま提出できるのか、それとも再発行を依頼すべきなのか、よくある疑問について解説します。

「本人開封無効」の封筒とは？

「本人開封無効」の封筒は、通常、証明書類の提出にあたり、その内容が改ざんされていないことを保証するために使われます。一般的に、証明書は封を開けずに提出しなければならない場合があります。特に、公的機関や資格取得の際に、証明書の内容が無改ざんであることが求められることが多いためです。

封筒のまま提出すること自体は特に問題ない場合が多いですが、市役所に提出する際に「封筒のままで問題ないか？」と不安になることもあります。そのため、提出前に一度確認しておくことをおすすめします。

市役所に「成績証明書」だけを提出する場合でも、「本人開封無効」の封筒に入っている証明書をそのまま提出する前に、事情を説明することが賢明です。提出の際に不安を解消し、誤解を避けるために、なぜ封筒が開封されていないのか、簡単に説明しておくことが良い結果に繋がります。

多くの場合、市役所側は理解してくれるでしょうし、手続きもスムーズに進むはずです。しかし、もし万が一、封筒の開封が必要とされる場合は、再度発行を依頼することも可能です。

もし市役所が「証明書の封筒を開封する必要がある」と指示した場合は、再発行を依頼する必要があります。大学に連絡し、必要な証明書を新たに発行してもらうことができますが、再発行には時間がかかることがあるため、余裕を持って対応することが大切です。

再発行を依頼する場合、封筒が開封されていない状態で提出することが求められることが多いですので、再発行時に「開封済み」や「内容に変更がないことを確認」してもらうように依頼することも重要です。

「本人開封無効」の封筒で届いた証明書を市役所に提出する際、基本的に封を開けずに提出することが求められますが、提出前に事情を説明することをお勧めします。もし、市役所から開封が必要だと言われた場合は、再発行を依頼することになりますが、早めに対応し、余裕を持って手続きを進めることが大切です。