電子帳簿保存法の適用について – スマホのスクリーンショットで保存義務はクリアできるか？

個人事業主やフリーランスとして働いていると、税務処理や帳簿管理について悩むことが多いでしょう。特に、電子帳簿保存法に基づく保存義務について、どのように対応すべきかが分からない方も多いです。この記事では、スマホで撮影したスクリーンショットを電子データとして保存する際の注意点と、電子帳簿保存義務について解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、税務署への提出が求められる帳簿や証憑を、紙で保存するのではなく、電子データとして保存することを認める法律です。この法律に従い、適切な方法で保存することが求められます。

ただし、電子データとして保存するためには、タイムスタンプの付与やデータの真正性を証明できる環境が必要とされています。単にスマホでスクリーンショットを撮るだけでは、保存義務をクリアすることにはなりません。

スクリーンショットの保存と電子データ保存義務

質問にあるように、スマホでスクリーンショットを撮影して保存する方法は、電子帳簿保存法においては適切な保存方法とは言えません。スクリーンショットは、あくまで画像データとして保存され、検索やデータの管理が難しいため、要件を満たしていないとされています。

電子帳簿保存法では、電子データとして保存するためには、保存されたデータに対してタイムスタンプを付けたり、検索や閲覧ができる状態で保管したりすることが求められます。スマホのアルバムで保存する方法では、この要件を満たすことができません。

やよいのスマート証憑管理の活用

「やよいのスマート証憑管理」を活用すれば、スクリーンショットやPDFなどの電子データをタイムスタンプを付けて保存することが可能です。このソフトウェアでは、証憑が電子データとして管理され、法的要件を満たす形で保存されます。

つまり、やよいのスマート証憑管理にアップロードすれば、電子帳簿保存法に適した方法でデータを保存することができます。これにより、スクリーンショットでも法的に有効な電子データとして保存されることになります。

まとめ

スマホのスクリーンショットをそのまま保存する方法では、電子帳簿保存法の要件を満たすことはできません。適切な方法で電子データを保存するためには、タイムスタンプを付けるなどの対応が必要です。「やよいのスマート証憑管理」などのツールを使うことで、法的要件をクリアしたデータ管理が可能となり、保存義務を満たすことができます。