離職後、会社からもらう書類が電子データで送られることがあります。特に、源泉徴収票や離職票、健康保険の資格喪失確認通知書などは、紙ではなくPDFで送付されることが増えています。この記事では、電子データで受け取ることの利点や、今後の利用方法について解説します。
1. 離職後にもらう書類とそのデータ形式
退職時に受け取る書類として、一般的には源泉徴収票、離職票、雇用保険被保険者証、健康保険被保険者資格喪失確認通知書などがあります。これらの書類は、従来は紙で交付されていましたが、最近ではPDF形式で送付されることが一般的になっています。特に、社労士を通じて後日PDFデータとして送られる場合が多いです。
2. 電子データで提出・保管は一般的か？
電子データでの提出や保管は、特に近年増えている傾向にあります。税務署や労働局への書類提出も電子化が進んでおり、PDF形式での受け取りは一般的になりつつあります。これにより、書類の紛失リスクを減らし、簡単に保存・管理ができるメリットがあります。
3. 今後書類を利用する際の注意点
今後、これらの書類を利用する際には、基本的にはプリントアウトして提出する必要があります。例えば、転職活動の際に再度離職票が必要になったり、税務署への申告時に源泉徴収票が必要になることがあります。PDFデータを保存しておけば、再発行の手間を省くことができます。
4. PDFデータの保存と管理方法
PDFデータを受け取ったら、適切に保存し、必要なときに簡単に取り出せるようにしておくことが大切です。クラウドストレージや外付けHDDなどを利用してバックアップを取ることをおすすめします。また、重要な書類はファイル名に日付や内容を明記しておくと便利です。
5. まとめ
電子データで書類を受け取ることは、手間が少なく、紛失のリスクも減るため非常に便利です。将来、必要な際に再度プリントアウトして使うことになりますが、データとして保管しておくことで、書類管理が効率化されます。PDF形式で受け取った書類はしっかりと保存し、必要に応じて活用しましょう。
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