会議中の議事録は、会話の進行をしっかりと追いながら重要なポイントを抑え、記録することが求められます。しかし、話のスピードに追いつけず、書き漏らしや聞き逃しが起きてしまうことはよくあります。この記事では、議事録を効率よく取るためのコツと、書き漏らしや聞き逃しを防ぐ方法を解説します。
会議での議事録を書く際の課題
会議中に議事録を取る際、最も大きな課題は会話のスピードに追いつくことです。特に、参加者が多く、議論が早く進行する場合は、要点を絞り込むのが難しく、すべての内容を完璧に記録することは困難です。また、会議の進行役がいない場合、議事録を取る側としては途中で発言を求めることが難しいため、余計に不安を感じることがあるかもしれません。
そのため、効率的に議事録を取るためには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。
効率的に議事録を取るためのコツ
議事録を効率的に取るためには、以下のコツを実践することが有効です。
- 事前準備をしっかり行う：会議のアジェンダや目的を事前に確認しておき、どの情報が重要かを把握しておきましょう。
- 要点を絞る：話の詳細を全て書くのではなく、重要な要素に絞って記録するよう心がけましょう。
- 簡潔に記録する：長い文で書かず、簡潔に要点をメモすることで、素早く記録することができます。
議事録を取る際のツールと方法
ホワイトボードに手書きで記録するのも一つの方法ですが、デジタルツールを使用することで、記録を効率化できることがあります。例えば、ノートアプリや議事録専用のツールを活用することで、情報を整理しやすく、後から内容を編集したり、参加者に共有したりすることが簡単になります。
また、音声記録機能を活用して、会議中の会話を録音し、後から詳細にメモを取る方法もあります。この方法では、発言を聞き逃しても後で確認することができるため、ミスを防ぎやすくなります。
会議の取り仕切りや司会者の役割
会議の取り仕切りや司会者がホワイトボードを使いながら進行するのは、確かに有効です。特に、進行役が発言を整理し、重要なポイントを強調しながら進行することで、議事録がより明確になります。また、会議の途中で「もう一度言ってもらえますか？」と頼むことができると、情報漏れを防ぎやすくなります。
若手の立場であっても、発言を求めることに抵抗があるかもしれませんが、会議の質を向上させるためにも積極的に発言を求めることが大切です。特に重要な内容を記録する際は、発言者に再確認することを躊躇わないようにしましょう。
まとめ
議事録を効率的に取るためには、事前準備をしっかり行い、要点を絞って簡潔に記録することが重要です。また、デジタルツールを活用したり、会議の進行役と協力して記録の精度を高めることも効果的です。会議の進行役としても、自らの発言を整理して発信することが求められるため、協力しながら進行することが大切です。これらの方法を実践することで、聞き漏らしや書き漏らしを防ぎ、より効率的に議事録を取ることができます。
