建設業における外注先との取引には、前借りの扱いや請求書発行に関する細かいルールがあります。特に、外注先の職人さんが前借りを希望する場合や、請求書の発行に時間がかかる場合、どのように対応すべきかについて悩むことも多いでしょう。この記事では、これらの問題についての注意点や改善策を詳しく解説します。
外注先職人さんの前借りについて
外注先職人さんが前借りを希望することは実際にありますが、その場合にどのように対応すべきかが重要です。前借りは、会社側が前もって給与の一部を支給する形態ですが、これは基本的に契約の範囲内で許可されることが多いです。
①外注先の職人さんが前借りをすること自体は可能ですが、必ず契約書や取り決めに基づいて行うべきです。前払金として記載する場合もありますが、その際の項目や金額については明確に記録を残し、トラブルを避けるようにしましょう。
前払金としての記載方法
前借りを「前払金」として記載することが多いです。前払金は、まだ支払われていない費用として計上されることが一般的です。支払った金額は、後に給与や報酬の支払いとして計上することができます。
②前払金として記載する場合、その使途や支払いのタイミングについてしっかりと管理し、外注先と明確に合意を取ることが重要です。記録を確実に残すことで、後々の確認がスムーズになります。
請求書発行の遅延と法律上の対応
請求書の発行が遅れることや不備がある場合、スムーズな取引が行えないことがあります。請求書に不備があり、何度も書き直しをお願いすることが多い場合、その原因を突き止め、対策を講じることが求められます。
③請求書を発行しなくても法律違反にはなりませんが、事務処理としては請求書を発行してもらう方が望ましいです。支払い明細書や通帳の記録、領収書があれば、請求書がなくても証拠として成立する場合があります。ただし、常に書面で確認が取れるようにすることが理想的です。
請求書の作成方法と改善策
メールやLINEでの対応をしている場合でも、請求書は郵送で確認する方が確実です。特に、メールやLINEでのやりとりが不安定な場合、紙での請求書を確認することが重要です。
④改善点として、請求書の発行を迅速に行うためのプロセスを見直し、職人さんに対して発行を促進する方法を検討しましょう。また、請求書を作成してもらう際には、内容の不備を減らすための確認手順を明確にしておくと良いでしょう。
まとめ
外注先との取引における前借りや請求書発行の遅延には、契約書や記録をしっかりと管理することが不可欠です。前借りを行う際は、前払金として記載し、支払いの際に確実に処理を行うことが重要です。また、請求書の発行については、速やかに対応できるように改善策を講じ、取引のスムーズさを保つことが求められます。
