始末書や顛末書は手書き？パソコン作成？企業での一般的な作成方法とテンプレートの考え方

仕事上のミスやトラブルが発生した際に提出を求められる始末書や顛末書ですが、現在の企業ではどのように作成するのが一般的なのか気になる方も多いでしょう。昔は手書きで提出するケースも多くありましたが、現在ではパソコンで作成して社内システムやメールで提出する企業も増えています。

ただし、始末書や顛末書の扱いは会社の規定や文化によって異なります。この記事では、企業での一般的な作成方法、手書きとパソコン作成の違い、テンプレートに含まれる項目について解説します。

提出を求められた際に慌てないためにも、基本的な形式や注意点を理解しておくことが大切です。

始末書や顛末書は現在ではパソコン作成が一般的

近年の企業では、始末書や顛末書をパソコンで作成するケースが多くなっています。Wordなどの文書作成ソフトを利用し、上司や担当部署へメールや社内システムで提出する形式が一般的です。

特に大企業では、書類管理を電子化している場合が多く、紙の書類よりもデータとして保存しやすいパソコン作成が選ばれる傾向があります。

例えば、業務上のミスについて顛末書を提出する場合、発生日時や原因、対応内容、再発防止策などを入力した文書ファイルを提出する流れになることがあります。

手書きの始末書が求められる企業もある

一方で、現在でも手書きの始末書を求める企業は存在します。特に、反省や謝罪の意思を重視する企業文化の場合、本人が書いた文字から誠意を確認したいという理由で手書きを指定することがあります。

ただし、法律上「始末書は必ず手書きでなければならない」という決まりがあるわけではありません。提出方法は基本的に会社の方針によって決まります。

そのため、提出を求められた場合は、自分の判断で手書きにするのではなく、上司や人事担当者に形式を確認することが最も確実です。

始末書と顛末書の違いを理解しておく

始末書と顛末書は似た書類ですが、目的が少し異なります。始末書は、自分の過失について謝罪や反省を示す意味合いが強い書類です。

一方、顛末書はトラブルや問題が発生した経緯を客観的に報告するための書類です。誰が悪いかを追及するよりも、何が起きたのか、原因は何か、今後どう改善するかを整理する目的があります。

例えば、商品の発送ミスが発生した場合、始末書では謝罪や反省を中心に書きますが、顛末書では発送ミスが発生した日時、原因、影響範囲、再発防止策などを詳しく記載します。

企業で使われる始末書や顛末書の基本項目

会社によって書式は異なりますが、一般的な始末書や顛末書には以下のような項目が含まれます。

テンプレートを用意している企業では、これらの項目があらかじめ入力欄として設定されています。そのため、社員は必要な内容を記入するだけで提出できるようになっています。

始末書や顛末書を書く際の注意点

始末書や顛末書では、感情的な言い訳を書くよりも、事実を正確に整理することが重要です。問題の原因を明確にし、今後どのように改善するかを具体的に示すことで、前向きな報告書になります。

例えば、「今後気を付けます」という表現だけではなく、「作業前の確認手順を追加し、チェックリストを使用することで同様のミスを防止します」のように具体的な対策を書くことが望ましいです。

また、提出前には日時や数字、関係者の名前などに間違いがないか確認することも大切です。

会社のテンプレートがない場合の対応方法

もし会社から決まったフォーマットを渡されていない場合でも、一般的な文書形式で作成すれば問題ありません。Wordなどで作成し、社内で指定された方法で提出します。

ただし、部署や会社によって求められる内容が異なる場合があるため、過去に提出された書類があれば参考にするとよいでしょう。

不明な場合は、「形式は自由でしょうか」「社内テンプレートはありますか」と確認することで、提出後の修正を防ぐことができます。

まとめ

始末書や顛末書は、現在ではパソコンで作成して提出する企業が増えていますが、手書きを求める会社もあり、最終的には企業ごとのルールによって決まります。

重要なのは作成方法よりも、発生した事実を正確に記載し、原因や再発防止策を明確にすることです。

提出を求められた場合は、まず会社の指定形式やテンプレートの有無を確認し、適切な方法で作成することで、円滑な対応につながります。