出張費規定の作成に株主総会の承認は必要？会社で決める際の手続きと注意点を解説

出張費規定を新たに作成する際、「会社が任意で決められるものなのか」「株主総会で承認を受ける必要があるのか」と疑問に感じる担当者も少なくありません。特に旅費規程や出張手当など、会社から従業員へ金銭を支給するルールに関わるため、どのような手続きが必要なのか確認しておくことが大切です。

この記事では、出張費規定の位置づけや作成時の承認手続き、株主総会との関係、運用する際に注意すべきポイントについて分かりやすく解説します。

出張費規定は会社が任意で作成できる社内ルール

出張費規定とは、従業員が業務上の出張を行った場合に発生する交通費、宿泊費、日当などの取り扱いについて定めた社内規程です。

法律上、すべての会社に出張費規定の作成が義務付けられているわけではありません。そのため、会社の規模や業務内容に応じて、必要と判断した場合に任意で作成することができます。

例えば、営業担当者が全国各地へ出張する会社では、毎回個別判断で精算するよりも、出張先や役職ごとの支給基準を規定化することで、経費処理をスムーズにできます。

一般的な出張費規定の作成や変更については、株主総会の承認が必ず必要となるものではありません。多くの場合、会社の業務執行に関する社内ルールとして、取締役会や代表取締役など会社内部の決裁によって制定されます。

ただし、会社の機関設計や規程の内容によって必要な手続きが異なる場合があります。例えば、役員報酬に関係する内容や、会社法上株主総会決議が必要とされる事項に該当する場合は、別途確認が必要です。

通常の従業員向け出張旅費や日当の基準を定めるだけであれば、就業規則や社内規程の整備として扱われることが一般的です。

出張費規定を導入する場合は、会社内で適切な承認フローを設定することが重要です。一般的には、担当部署が規程案を作成し、経理部門や人事部門などが内容を確認した上で、会社の決裁権限者が承認します。

例えば、代表取締役が最終決裁を行う会社であれば、代表者の承認によって規程を施行するケースがあります。一方、取締役会設置会社では、重要な事項について取締役会で報告や承認を行う場合もあります。

会社ごとに定められている決裁規程や職務権限規程を確認し、それに沿った手続きを行うことが大切です。

従業員に適用される出張費規定は、内容によっては就業規則の一部として扱われることがあります。

例えば、全従業員に対して出張日当を支給することや、旅費計算の基準を定めることは、労働条件に関連するルールとなる可能性があります。

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成や変更時に労働基準監督署への届出が必要です。そのため、出張費規定を就業規則の一部として追加する場合は、労働関係法令上の手続きも確認する必要があります。

出張費規定を作成する場合、後々のトラブルを防ぐため、支給条件や計算方法を明確にしておくことが重要です。

一般的には、以下のような内容を定めます。

例えば、「宿泊費は1泊あたり1万円まで」「新幹線利用は会社が認めた場合のみ」といった具体的な基準を設けることで、従業員ごとの判断のばらつきを防ぐことができます。

出張費規定は一度作成したら終わりではなく、会社の状況に合わせて定期的に見直すことが大切です。

交通費や宿泊費の相場が変化した場合や、リモートワークの普及などで出張のあり方が変わった場合には、規定内容が実態に合わなくなることがあります。

また、特定の従業員だけが有利になるような内容になっていないか、税務上問題のない支給方法になっているかについても確認すると安心です。

出張費規定は、会社が業務上必要に応じて任意で作成できる社内ルールであり、一般的な従業員向けの旅費規程については株主総会の承認が必須となるケースは多くありません。

ただし、会社の定款や決裁規程、役員報酬との関係、就業規則への影響などによって必要な手続きが変わる場合があります。

適切な社内承認を経て明確な出張費規定を整備することで、経費処理の効率化や従業員間の公平性を保つことにつながります。