会社の出勤・退勤の記録方法は、昔ながらの紙のタイムカードから、スマホやパソコンを使った勤怠管理システムまでさまざまです。アルバイトが多い職場や小規模な会社では紙のタイムカードが使われることもありますが、近年ではデジタル化を進める企業も増えています。この記事では、勤怠管理の代表的な方法や、それぞれの特徴、企業が導入方法を選ぶ理由について解説します。
勤怠管理で使われる主な記録方法
従業員の出勤時間や退勤時間を記録する方法には、大きく分けて紙のタイムカード、ICカード式の勤怠管理、パソコンやスマホを利用した勤怠管理システムがあります。
紙のタイムカードは、専用のタイムレコーダーにカードを差し込んで出退勤時刻を記録する昔からある方法です。操作が簡単で、従業員が特別な知識を必要としないため、現在でも一部の企業で利用されています。
一方で、勤怠管理システムでは、パソコンやスマートフォンから出退勤を打刻でき、勤務時間の集計や給与計算用のデータ作成などを自動化できる点が特徴です。
紙のタイムカードを使う会社が残っている理由
紙のタイムカードが使われ続けている理由の一つは、導入コストの低さです。タイムレコーダーとカードを用意すれば利用できるため、大規模なシステム導入が必要ありません。
例えば、従業員数が少ない飲食店や小売店では、毎月の勤務時間を管理する人数が限られているため、紙のタイムカードでも十分対応できる場合があります。
また、パソコン操作に不慣れな従業員が多い職場では、カードを差し込むだけで記録できる紙のタイムカードのほうが使いやすいと判断されることもあります。
アルバイトやパートでも勤怠管理システムを使う会社が増えている
近年では、アルバイトやパート従業員が多い職場でも、スマホやタブレットを使った勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
理由としては、勤務時間の集計作業を減らせることや、打刻漏れ・計算ミスを防ぎやすいことが挙げられます。特に従業員数が多い会社では、紙のタイムカードを確認して手作業で集計する負担が大きくなります。
例えば、複数店舗を展開する飲食チェーンでは、各店舗の勤務状況を本部で確認する必要があるため、クラウド型の勤怠管理システムを利用するケースがあります。
勤怠管理システムを導入するメリット
デジタルの勤怠管理システムには、管理する側にも働く側にも多くのメリットがあります。出勤状況をリアルタイムで確認できるため、管理者は勤務時間の把握がしやすくなります。
また、残業時間や有給休暇の管理もしやすくなるため、労務管理の負担軽減につながります。法律で定められた労働時間管理を適切に行うためにも、システムを活用する企業が増えています。
従業員側も、スマホから簡単に打刻できたり、自分の勤務時間を確認できたりするため、紙のタイムカードより便利だと感じる場合があります。
会社規模や業種によって適した勤怠管理方法は異なる
すべての会社が必ず勤怠管理システムを導入すべきというわけではありません。従業員数、業種、勤務形態によって適した方法は変わります。
例えば、数名で運営している小規模店舗では紙のタイムカードでも問題なく管理できる場合があります。一方で、社員やアルバイトが数百人いる企業では、データ管理が容易なシステムのほうが効率的です。
また、工場や現場作業のように全員が同じ場所で働く職場ではICカード式が適している場合があり、営業職や在宅勤務者が多い会社ではスマホ打刻が便利になるなど、働き方によって選択肢が変わります。
まとめ｜紙のタイムカードと勤怠システムは企業の状況で使い分けられている
出退勤の記録方法は、紙のタイムカードを利用する会社もあれば、スマホやパソコンによる勤怠管理システムを利用する会社もあります。
紙のタイムカードは低コストで簡単に導入できる一方、従業員数が増えると集計や管理の負担が大きくなります。反対に勤怠管理システムは導入費用が必要ですが、効率化や正確な労働時間管理に向いています。
そのため、現在でも紙のタイムカードを使う職場は存在しますが、業務効率化や働き方の変化によって、今後はデジタル化された勤怠管理を導入する企業がさらに増えていくと考えられます。
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