退職時に出す書類は辞表・退職届・退職願のどれ？違いや「一身上の都合」と書く理由を解説

会社を辞める際には、「辞表」「退職届」「退職願」など似たような言葉が使われるため、どれを提出すればよいのか迷う人も多くいます。また、本当の退職理由が別にあるのに、書類には「一身上の都合」と記載するケースが多いことにも疑問を感じる人は少なくありません。

この記事では、それぞれの書類の意味や使う場面、「一身上の都合」と書く理由について分かりやすく解説します。

退職時に提出する書類は「退職願」と「退職届」が基本

一般的な会社員が退職する場合、主に使用されるのは「退職願」と「退職届」です。「辞表」は日常的な退職手続きではあまり使われません。

退職願とは、会社に対して「退職させていただきたい」と申し出るための書類です。つまり、退職の意思を伝えて会社に承認してもらう段階で提出するものです。

一方、退職届は退職することが決まった後に提出する書類です。会社に対して正式に退職する意思を通知する意味合いがあり、提出後は基本的に撤回が難しくなります。

辞表という言葉は広く知られていますが、一般社員が会社を辞める際に提出するものではありません。

辞表は主に、会社の役員や公務員などが職を辞するときに使用する書類です。一般的な従業員の場合は、退職願または退職届を提出するのが通常です。

例えば、企業の部長や課長など役職者であっても、会社との雇用関係にある社員であれば、基本的には退職願や退職届を使用します。

退職を考え始めた段階では、まず上司に相談し、その後「退職願」を提出する流れが一般的です。

会社側と退職日などについて話し合い、正式に退職が決まった後で「退職届」を提出するケースが多くあります。

ただし、会社によって就業規則や手続き方法が異なるため、提出前に人事担当者や上司へ確認することが大切です。

退職届や退職願では、「一身上の都合により退職いたします」という表現がよく使われます。これは、個人的な事情による退職であることを示す一般的な表現です。

実際には、「給料に不満がある」「人間関係が合わない」「仕事内容が希望と違った」など、さまざまな理由で退職する人がいます。しかし、書類上では詳細な理由を書く必要がない場合が多いため、「一身上の都合」とまとめます。

会社側に詳しい理由を伝えたい場合は、退職面談など別の場で説明することができます。退職届はあくまで退職の意思を正式に伝えるための書類であり、退職理由を詳しく記録する目的のものではありません。

注意が必要なのは、すべての退職が自己都合になるわけではないという点です。

会社からの解雇、事業縮小による退職勧奨など、会社側の事情による退職の場合は「会社都合退職」となります。この場合、自分から辞める意思表示をしていないため、「一身上の都合」と書くことは適切ではありません。

例えば、会社から「退職してほしい」と言われたにもかかわらず、退職届に「一身上の都合」と書いてしまうと、状況によっては自己都合退職として扱われる可能性があります。

退職願や退職届を書く際は、会社指定の書式がある場合はそれに従うことが大切です。

一般的には、退職日、提出日、所属、氏名、退職理由などを記載します。手書きを求められる会社もあれば、パソコンで作成できる会社もあります。

また、提出前には誤字脱字がないか確認し、感情的な内容や会社への不満を書かないようにしましょう。退職書類は正式な手続きに使われる重要な書類です。

会社を辞める際、一般社員が提出する書類は基本的に「退職願」または「退職届」です。「辞表」は主に役員や公務員などが使用するもので、通常の退職手続きでは使いません。

また、「一身上の都合」と書くのは、個人的な事情による退職であることを簡潔に示す一般的な表現だからです。詳しい退職理由を書く必要がない場合が多く、会社への不満などを記載する必要はありません。

退職は人生の大きな節目です。書類の意味を正しく理解し、会社のルールを確認しながら円満な退職手続きを進めることが大切です。