退職後に転職活動や確定申告、住民税の手続きなどで源泉徴収票が必要になり、以前の勤務先へ再発行を依頼するケースは珍しくありません。初めての転職では書類の扱いに戸惑うこともありますが、源泉徴収票の再発行は会社側にとってもよくある事務手続きの一つです。本記事では、退職した会社へ源泉徴収票の再発行をお願いする際のポイントや、郵送費の対応について解説します。
退職後に源泉徴収票の再発行を依頼するのは珍しいことではない
源泉徴収票は、給与や所得税の計算を確認するために必要な重要な書類です。転職先への提出や確定申告、各種手続きなどで必要になることがあります。
一度受け取った源泉徴収票を紛失したり、提出先へ原本を渡してしまったりして、再発行を依頼する人は少なくありません。退職から数か月、場合によっては半年以上経過していても、会社へ問い合わせること自体は特別なことではありません。
会社の経理や人事担当者にとって、退職者からの源泉徴収票の再発行依頼は通常業務の範囲内です。そのため、申し訳なく感じすぎる必要はありません。
源泉徴収票は退職した会社に再発行してもらえる
源泉徴収票は、給与を支払った会社が発行する書類です。そのため、退職後に必要になった場合でも、基本的には以前勤務していた会社へ依頼することになります。
依頼する際は、電話やメールなど会社が指定する方法で連絡し、氏名、在籍していた期間、現在の住所、必要な理由などを伝えるとスムーズです。
例えば、「転職活動中の手続きで必要になったため、源泉徴収票を再発行していただきたいです」と伝えれば、担当者も状況を理解して対応してくれます。
源泉徴収票の再発行をお願いするときの伝え方
退職した会社へ連絡する際に気まずさを感じる人もいますが、丁寧に依頼すれば問題ありません。重要なのは、必要な情報を分かりやすく伝えることです。
メールで依頼する場合は、以下のような内容を記載するとよいでしょう。
「お世話になっております。以前勤務しておりました〇〇です。源泉徴収票について、手続きで原本が必要となったため、再発行をお願いしたくご連絡いたしました。お手数をおかけしますが、ご対応いただけますと幸いです。」
退職後に会社へ連絡することは珍しいことではないため、必要な書類を取得するための正当な手続きとして考えて大丈夫です。
郵送費や切手代は会社へ返金した方がよいのか
源泉徴収票の再発行時に郵送してもらう場合、切手代などの郵送費について気になる人もいます。しかし、多くの会社では事務手続きの一環として会社負担で発送するケースがあります。
法律上、源泉徴収票の発行は会社側の義務であり、退職者が必要な場合に対応するものです。そのため、通常は郵送費を必ず返金しなければならないというものではありません。
ただし、会社から「返信用封筒を送ってください」などの案内があった場合は、その指示に従えば問題ありません。気になる場合は、「郵送費について必要な対応があれば教えてください」と確認すると丁寧です。
再発行を依頼する前に確認しておきたいこと
源泉徴収票の再発行を依頼する前に、本当に再発行が必要なのか確認することも大切です。
提出先によってはコピーで対応できる場合もありますが、手続きによっては原本が求められることがあります。今回のように市役所などへ原本を提出してしまった場合でも、再発行を依頼すれば解決できます。
また、転職先が決まっている場合は、新しい勤務先へ提出する期限があることもあります。余裕を持って早めに会社へ連絡すると安心です。
まとめ
退職した会社へ源泉徴収票の再発行を依頼することは、決して珍しいことではありません。転職活動や各種手続きの中で必要になり、再発行をお願いする人は多くいます。
退職から時間が経っていても、会社の担当者にとっては通常の事務対応の一つです。必要な情報を伝え、丁寧にお願いすれば問題なく対応してもらえるケースがほとんどです。
郵送費についても、基本的には会社の案内に従えばよく、必ず切手代を返金しなければならないわけではありません。必要な書類を揃えるための手続きとして、落ち着いて依頼しましょう。
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