会社の宿泊出張申請で領収書に金券が含まれる場合の取り扱いと問題の有無

会社の出張規程で宿泊費は「15,000円以内かつ実費」と定められている場合、領収書に含まれる金券や付帯サービスが問題になることがあります。今回のケースでは、東横インの領収書に3,000円分の金券が含まれていました。

規程に沿った実費の考え方

実費とは、会社が業務遂行に必要と認める費用であり、現金支出として会社が負担した金額を指します。宿泊費に金券が含まれている場合、その金券分は現金支出とは別扱いとなることがあります。

例えば、領収書が14,800円で、そのうち3,000円が金券として含まれている場合、実際の宿泊費は11,800円と考えられ、規程の範囲内ですが、会社によっては金券分の扱いを明確にする必要があります。

今回のケースでは、社員が朝食代わりに金券を購入したとのことですが、規程に「宿泊費の実費」としか書かれていない場合、金券購入は本来の趣旨から外れる可能性があります。

問題の程度としては、社内規程の解釈により軽微な注意事項で済む場合もありますが、申請の正確性や透明性に欠けるため、今後の取り扱いに注意が必要です。

対応としては、まず社員に対して金券購入の趣旨を確認し、必要に応じて宿泊費の実費部分と金券分を明確に区別させます。

また、社内規程に沿って、今後は金券など付帯サービスを含めない形で申請するよう指導するとトラブル防止になります。

宿泊費申請に金券が含まれる場合、規程の「実費」の範囲から外れる可能性があります。今回のケースでは軽微な問題ですが、今後は金券分を除いた宿泊費を申請するよう徹底することで、規程違反や誤解を避けることができます。参照