転職先で在職証明書の提出を求められた際、前職にその証明書を依頼する場合には、適切な書き方が重要です。特に、指定された書式が「在職証明書」と記載されている場合、前職には「在籍証明書」または「退職証明書」として依頼することが求められます。ここでは、退職証明書を依頼する際の添え状の書き方について解説します。
1. 添え状の基本構成
退職証明書を依頼する際の添え状は、一般的に以下の構成で書きます。
- 宛名
- 自分の氏名・所属部署
- 退職証明書の依頼内容
- 依頼書類の提出方法
- 感謝の言葉
この基本構成を押さえた上で、前職に対して必要な情報を伝えるようにしましょう。
2. 退職証明書の記載内容
退職証明書の記載内容には、在職証明書と同様に「在籍期間」や「退職日」、「職務内容」などが含まれる場合があります。退職証明書の依頼においては、内容に齟齬がないように注意を払うことが大切です。
また、指定様式に記載された「在職証明書」に対して、前職に依頼する際には「退職証明書」や「在籍証明書」として記載をお願いする旨を明確に伝える必要があります。
3. 添え状の例文
以下に、退職証明書を依頼する際の添え状の例文を紹介します。
前略、貴社にはお世話になっております。
私、[自分の名前]は[退職日]にて貴社を退職いたしました。
つきましては、退職証明書をご用意いただきたく存じます。
お手数ですが、[在職証明書として記載してください]という形式で作成いただけますようお願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
このように、必要な情報を簡潔に伝えることが大切です。
4. 提出方法と感謝の言葉
依頼した証明書の提出方法についても記載しましょう。例えば、郵送で送ってもらうのか、直接手渡ししてもらうのか、相手にとって負担が少ない方法を提案するのが良いでしょう。
最後に、感謝の言葉を添えることで、円満な退職の印象を保ちつつ、証明書の提出を依頼することができます。
まとめ
退職証明書の依頼は、正式で礼儀正しく行うことが大切です。書き方に不安がある場合は、例文を参考にして、相手に迷惑をかけずに必要な証明書を依頼しましょう。退職証明書を依頼する際に、相手に適切に伝え、円滑に進めるためのポイントを押さえることが、次のステップへ進むために重要です。
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