効率的な仕事の流れを考える：アンケート回収とプリント配布の最適化

限られた時間の中で、効率よく仕事をこなすためには、作業の流れを工夫することが大切です。アンケート回収とプリント配布という二つの業務を効率よく終わらせる方法について考えてみましょう。

仕事1：アンケート回収の最適化

アンケート回収は、部署の人全員に一度に配布し、回収する必要があります。この作業は、一人一人に対応する必要があるため時間がかかりますが、効率的に進めるためのポイントは「まとめて回収する」ことです。配布をする前に、簡単な説明をしておくことで、手間を減らすことができます。

この作業の効率化には、配布を一気にやるのではなく、時間を区切って、10人ずつ回収するようにする方法も効果的です。区切ることで作業が単純になり、落ち着いて進めることができます。

仕事2：プリントの仕分けと配布

プリントを別棟で仕分けてからデスクに持ち帰り配布する作業は、時間がかかるため、効率よく進めるための方法を考えます。仕分け作業は1人で行うため、仕分ける順番を決めておくとよいでしょう。

例えば、プリントを1つずつ確実に配布するのではなく、最初に仕分ける段階で部署ごとにまとめておき、その後一度で配布できるようにすることで、時間を短縮できます。

効率的な作業順序：案1 vs 案2

案1では、朝イチにアンケートを配って、アンケート回収中にプリント仕分けを行い、その後プリント配布を行います。この方法は、プリントが重く、片手で作業ができない場合には適していません。しかし、アンケート回収が終わった後にプリントを配布すれば、流れが一貫してスムーズに進む可能性があります。

案2では、まず別棟まで行きプリントを仕分け、その後アンケートを配布します。プリント配布の際、アンケートを同時に配布することが可能です。この方法は、部署の人と一度に複数の作業を行えるため、時間短縮には効果的ですが、アンケート回収後に再度配布作業を行う手間が残ります。

作業の効率化を目指すためのポイント

どちらの方法が効率的かは、状況に応じて選択する必要があります。重要なのは、各作業を細かく区切り、手順ごとに工夫を加えていくことです。例えば、アンケート回収を効率よく行うために、時間帯を区切って少人数ずつ対応することや、プリントを事前に部署ごとに分けておくことで、仕分け作業の手間を減らすことができます。

まとめ

効率的な作業を進めるためには、作業の流れを見直し、時間を無駄にしない方法を選ぶことが大切です。案1と案2はどちらもメリットがあり、作業内容に応じて最適な方法を選択することで、効率よく業務をこなすことができます。自分の作業環境や好みに合わせて、最も快適な方法で進めることが、仕事の効率を大きく向上させるカギとなります。