出張で領収書の金額を調整する方法と注意点

出張での宿泊費の領収書について、会社の規定に従った金額で領収書を切ってもらうことができるか、またホテル側がそのような対応をしてくれるかについて解説します。出張費の管理は重要なポイントで、誤った方法で処理すると後々問題になることもあります。

会社の規定に従った金額で領収書を切ってもらう方法

会社の規定で宿泊費が13,000円までしか清算できない場合、実際に支払った金額が50,000円でも、領収書を13,000円分で切ってもらうのは可能ですが、ホテル側に事情説明が必要です。ホテルにその旨を伝え、13,000円を超える部分に関しては自費で支払う旨を伝えましょう。

ホテル側は通常、実際に支払った金額を基に領収書を発行しますが、事情によって金額を調整する場合があります。出張先の予算規定に従って13,000円のみで領収書を発行してもらえるかは、ホテルの対応次第です。ホテルのフロントで直接事情を説明することで、対応してくれる場合があります。

もしホテルが領収書を調整してくれない場合、実際に支払った額を証明する方法として、領収書をそのまま提出し、会社に対して説明を行いましょう。自費で支払った分について、会社側に事情を伝え、必要に応じて差額分を処理できるように対応をお願いすることもできます。

出張での宿泊費について領収書を13,000円に調整してもらうことは、ホテル側に事情を説明することで可能な場合もあります。しかし、調整が認められない場合は、支払った金額をそのまま領収書として提出し、会社に事情を説明して対応を依頼する方法が考えられます。