企業の管理部門で投資、経費、廃却に関わる稟議プロセスを担当している方にとって、稟議の実績と計画に乖離が生じた場合の取り扱いは重要な問題です。本記事では、実績と稟議の乖離が生じた際の対応について、企業の内部統制や外部監査の観点から正しい取り扱いを解説します。
稟議プロセスの役割とその重要性
稟議プロセスは、企業の重要な支出や投資について承認を得るための重要な手続きです。このプロセスを通じて、企業は支出を適正に管理し、無駄な費用を防ぐことができます。また、稟議を通じて事前に承認された支出が実行されることで、経営陣が事業の方向性を適切に管理することが可能になります。
したがって、稟議は単なる事務手続きではなく、企業の内部統制や予算管理、外部監査のためにも重要な意味を持っています。
実績と稟議内容の乖離が生じる理由
稟議の内容と実際の支出が一致しない場合があるのは、様々な理由によるものです。例えば、プロジェクトが予期しない遅れを取った場合や、業者側の都合で納品が遅れると、当初計画した年度に支出が発生しないことがあります。
こうした場合、稟議で承認された支出年度と実際の支出年度が異なることになります。この乖離が生じた際には、適切な処理を行うことが求められます。
内部統制と外部監査の観点からの考慮
内部統制の観点からは、稟議で承認された支出の記録が実績と一致していることが重要です。支出年度がずれ込む場合、再度稟議を承認し直すことで、正確な記録を残し、外部監査においても適切な監査証跡を確保できます。
外部監査においては、稟議と実績が一致しないことが不正や誤記入の原因と見なされないよう、しっかりとした記録管理と説明が必要です。したがって、実際に支出が発生した年度での再確認や承認を行うことは、監査対応としても有効です。
パワハラや余計な作業と感じられる状況について
一方で、上長が指摘したように、稟議の承認を再度取ることが過剰な作業やハラスメントだと感じられることもあります。これは、稟議のプロセスが過度に複雑化し、従業員に無駄な負担をかけることが原因です。
企業文化や上司の理解にも依存しますが、過剰な作業を避けるためには、稟議プロセスの合理化や、状況に応じた柔軟な対応が求められます。例えば、実績の乖離が小さい場合には、再稟議を省略し、説明のみで済ませる方法も検討する価値があります。
適切な対応方法とそのバランス
実績と稟議内容の乖離が生じた際に最も重要なのは、企業の内部統制を守りつつ、過度な負担を避けるバランスを取ることです。再度の承認を求めることが内部統制の観点からは重要ですが、その過程を効率化する方法を考えることも必要です。
また、上司や同僚と円滑にコミュニケーションをとり、業務改善を進めることで、ハラスメントの懸念を減らすことができます。業務の効率化と内部統制のバランスを取ることが、健全な企業運営に繋がります。
まとめ
企業の内部統制の一環として、稟議内容と実績が一致していない場合に適切な対応を行うことは非常に重要です。再稟議を通じて正確な記録を残すことは、監査対応としても必要です。しかし、過剰な負担をかけないように、状況に応じた柔軟な対応と業務の効率化を心掛けることが大切です。企業文化や業務プロセスの改善を通じて、スムーズで無理のない業務遂行を目指しましょう。
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