仕事の振り返り方法｜KPT・PDCAを使った効率的な自己改善のためのアプローチ

振り返りの方法に迷っている方へ、KPTやPDCAを使った効果的な自己改善方法をご紹介します。特に事務職のようなルーチンワークを中心とした仕事でも振り返りをしやすくする方法について解説します。

KPTとPDCAの違いと使い方

まず、KPTとPDCAのフレームワークについて理解しておきましょう。KPTは「Keep（維持すべきこと）」「Problem（問題点）」「Try（試すべきこと）」を軸にした振り返りの手法です。業務の中で良かったこと、改善すべきこと、次に試してみたいことを整理するのに役立ちます。

一方、PDCAは「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（確認）」「Act（改善）」のサイクルで、仕事の進捗を見ながら改善を繰り返す方法です。定期的に進捗確認や振り返りをすることで、仕事の質を向上させていきます。

振り返りは毎日、もしくは毎週の単位で行うのが効果的です。事務作業の場合、定期的な業務の進捗を振り返ることが重要です。毎日終業後に5分程度、自分の業務の出来具合を振り返ることで、次に活かせる改善点を見つけやすくなります。

また、週単位での振り返りを行う場合、週の初めに計画を立て、週末に振り返るという方法も有効です。これにより、1週間を通して自分の目標達成度を確認し、必要な改善を次の週に繋げることができます。

ルーチンワークとイレギュラー業務では、振り返りの方法が少し異なります。ルーチン業務では、毎回の業務内容を簡潔に記録し、どの部分がスムーズに進んだのか、どこで時間を取られたのかを分析します。

イレギュラー業務の場合、発生する度にどのように対処したか、その結果はどうだったのかを詳細に記録しておくことが大切です。これにより、次回同様の事態が起こった場合に、前回の反省を活かして迅速に対応できるようになります。

事務職の方であれば、業務終了後に「KPT法」を使って簡単に振り返りを行い、次に改善するポイントをメモしておくと良いでしょう。PDCAサイクルは、毎月や四半期ごとに行う大きな振り返りとして活用できます。

さらに、振り返りを定期的に行うことで、目標達成への意識が高まり、自分の仕事の改善に繋がります。最初は時間を取ることが面倒に感じるかもしれませんが、長期的に見れば自己改善に大きな効果を発揮します。

振り返りはKPTやPDCAを活用することで、効率的に自己改善を進めることができます。毎日または毎週の単位で小さな振り返りを行い、業務の中で改善すべき点を洗い出しましょう。事務職のルーチン業務でも振り返りを実践することで、業務の質が向上し、目標達成に繋がります。