請求書は未払い時に送付するもの？請求書の送付タイミングと役割について解説

請求書は、一般的に取引が成立した後、商品やサービスが提供されたことを証明するために送付されるものです。では、未払いの取引においては、どのタイミングで請求書を送付すべきなのでしょうか？この記事では、請求書の送付タイミングや役割について詳しく解説します。

請求書の基本的な役割とは？

請求書は、商取引における支払いを正式に要求する書類です。取引が完了した後、商品やサービスを提供した側から支払いを求めるために送付します。請求書には、取引内容や金額、支払期限などが記載されており、取引先に対して正式に支払いを依頼する重要な文書です。

請求書は、商取引の証拠として法的な効力を持ちます。また、企業側にとっては、収益や売上を計上するために必要な書類でもあります。

未払い時の請求書送付タイミング

未払いの場合、請求書は支払い期限を過ぎてから送付することが一般的です。しかし、支払いが遅れている場合でも、最初の請求書は取引後すぐに送るべきです。取引先に対して、どのような条件で支払いが発生するかを正式に通知するため、最初の請求書は未払いの有無に関わらず必要です。

また、支払い期限が過ぎた場合、請求書を再度送付して、支払いを促すことが一般的な手続きです。この際、追加の利息や遅延金が発生している場合には、それらを明記した新しい請求書を送付することが求められます。

未払いが続く場合の対応策

未払いが続く場合、請求書を送付するだけではなく、次のステップとして、電話やメールで直接連絡を取ることが重要です。取引先に対して、未払いの理由を尋ねることで、今後の支払い計画を確認できます。

それでも支払いが行われない場合、法的手続きを検討する必要があるかもしれません。支払い督促状や最終通告書を送付し、それでも支払いがない場合には、法的措置を講じることも視野に入れて対応することが求められます。

まとめ

請求書は取引が完了した段階で送付されるべきもので、未払いの場合には支払い期限を過ぎた後に再送することが一般的です。請求書は支払いを要求するための重要な書類であり、未払いが発生した場合には適切な対応をとることが求められます。まずは、請求書を正確に送付し、その後の対応を迅速に行うことが大切です。