仕事をしていると、膨大な情報を扱う場面や複数のタスクを同時進行しなければならない場面が増えます。しかし、情報の整理が苦手でノートもうまく活用できないと、焦りやストレスにつながってしまいます。ここでは、情報処理力やマルチタスク能力を高めるための具体的な方法を紹介します。
情報を把握できる人とできない人の違い
一つの情報から複数のことを把握できる人は、単に「記憶力が良い」のではなく、情報を関連付けて整理する力が優れています。例えば「会議で日程が決まった」という情報から、「社内のスケジュール共有」「資料準備」「参加者への連絡」と複数の行動を連想できます。
この違いは訓練で養うことが可能です。普段から「この情報から派生する行動は何か？」と自問する習慣をつけると、自然と情報の広がりを把握できるようになります。
マルチタスクが苦手な原因と対策
マルチタスクが苦手な人は、頭の中に複数の情報を同時に保持するワーキングメモリが混乱しやすい傾向があります。原因は「頭の中だけで処理しようとする」ことです。
対策としては、タスクを紙やアプリに書き出し、見える化することが効果的です。Todoリストやカレンダーに「いつ・何をするか」を明記すれば、脳の負担が減り、複数の作業を切り替えるのもスムーズになります。
頭の中を整理する具体的な方法
頭の中の整理には「アウトプット」が欠かせません。思考や予定をノートやアプリに書き出すことで、視覚的に全体像を把握できます。
- ブレインダンプ：頭にあることを制限なく全て書き出す。
- カテゴリ分け：書き出した内容を「仕事」「プライベート」「急ぎ」などに分類。
- 優先順位付け：「重要度」と「緊急度」で仕分けし、順番を決める。
これを習慣化すると、頭の中で考えすぎずに冷静に行動できるようになります。
効率的なノートの取り方
ノートが整理できない原因は「記録のルールが統一されていない」ことが多いです。おすすめは以下の方法です。
- 見出しに日付やテーマを書く。
- 箇条書きを使い、情報を短く区切る。
- 重要なキーワードはマーカーや色分けで強調する。
- 見返しやすくするため、1ページ1テーマを意識する。
例えば会議の内容なら、「決定事項」「次回までの課題」「担当者別タスク」と分けて書くことで、後から読み返しても混乱しません。
実例：情報整理で成果が出たケース
ある営業職の人は、日々の顧客情報を一冊のノートにランダムに書いていましたが、後で探せず苦労していました。そこで「顧客ごとにインデックスを作る」「商談内容は必ず日付＋箇条書きで記録する」とルール化したところ、情報が一元化され効率が格段に上がりました。
まとめ
情報整理やマルチタスクが苦手なのは、能力ではなく「方法」の問題であることが多いです。「情報を関連付ける習慣」「アウトプットによる頭の整理」「ルール化されたノート術」を取り入れることで、誰でも改善が可能です。小さな工夫を積み重ね、ストレスの少ない働き方を実現していきましょう。
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