会社からJTB旅行券をもらった際に、実施報告書を提出する必要がある場合、領収書に関するルールや、家族が旅行券を使用することに関する疑問が生じることがあります。この記事では、領収書の提出方法や、家族が利用する際の注意点について解説します。
領収書の提出方法について
実施報告書に必要な「領収書(原本、本人名に限る)」についてですが、Web予約をした際に出てくるPDF形式の領収書を印刷して提出することは一般的には認められていません。多くの会社では、領収書は「原本」である必要があります。PDF形式の領収書はあくまで控えであり、会社が求める原本としては不十分です。
したがって、Web予約後に提供される領収書が「原本」となるためには、その領収書をプリントアウトし、必要な署名やスタンプを押すことができる場合や、公式に発行された物理的な領収書が必要です。Web上の控えやPDFを提出する場合は、必ず確認することをおすすめします。
家族の利用について
会社から支給されたJTB旅行券が本人名義で発行されている場合、旅行券を使用するのが本人である必要があるのか、家族に使用させることができるのかについて疑問を持つ方もいるでしょう。
一般的に、JTB旅行券の利用は本人名義であれば、家族が代わりに使用することに問題がない場合が多いです。ただし、会社によっては「旅行券の使用は本人に限る」という規定がある場合もあるので、会社の規定を事前に確認することが重要です。また、提出する報告書においても、家族が使用した旨をきちんと報告することが求められる場合があります。
会社に提出する書類のポイント
旅行券を使用した場合、実施報告書には「実際に行った旅行の詳細」や「領収書」が求められることが一般的です。この場合、もし家族が旅行を行ったとしても、領収書の名前に「本人名」が記載されている必要があります。家族が使用した場合でも、領収書には本来の使用者名が記載されていれば問題ないことが多いですが、必ず事前に会社の担当者に確認をしましょう。
まとめ
JTB旅行券を使った際に必要となる領収書の提出方法や家族の利用については、会社の規定に従うことが大切です。原本として認められる領収書を提出し、家族が利用する場合は必ず会社のルールを確認することでトラブルを避けることができます。
