履歴書や職務経歴書をメールで送る際に、どのように配慮すれば良いのか悩むことがあるでしょう。特に、個人情報の取り扱いやデータのセキュリティをどのように守るべきか、心配になる方も多いはずです。今回は、メールで履歴書を送る際の注意点や、セキュリティ対策について解説します。
履歴書・職務経歴書をメールで送るときの基本的なマナー
まず、履歴書や職務経歴書をメールで送る際の基本的なマナーについておさらいしておきましょう。カジュアル面談を終えた後、選考を希望する場合に、メールで履歴書を送るというのは一般的な手続きです。しかし、メールという方法には注意が必要です。
まず重要なのは、件名や本文の書き方です。メールの件名は「履歴書・職務経歴書の送付について」などとし、本文には自分の名前や応募先のポジションを明記しておくと良いでしょう。これにより、採用担当者が一目で理解しやすくなります。
履歴書や職務経歴書の送信方法とセキュリティ
履歴書や職務経歴書を送信する際には、セキュリティにも気を付ける必要があります。基本的に、メールで送る場合は添付ファイルを使うことになりますが、添付ファイルには個人情報が含まれているため、暗号化やパスワードの設定が推奨されます。
たとえば、PDFファイルにパスワードを設定したり、クラウドストレージサービスを利用してリンクを送る方法が有効です。GoogleドライブやDropboxなどを使用する際は、ファイルにアクセス権限を設定し、リンクを共有することで、安全に履歴書を送ることができます。
企業からの同意確認があった場合、送信方法はどうするべきか？
質問のように、企業から個人情報の取り扱いについて同意のURLが送られている場合、そのままメールで履歴書を送っても問題ないのか心配になるかもしれません。
一般的に、企業が同意を求めるURLを送信している場合、その企業は個人情報の取り扱いに関してすでに適切な管理体制を整えていると考えられます。そのため、履歴書や職務経歴書の送付方法については、特別なセキュリティ対策を施す必要はない場合もあります。ただし、念のためパスワードを設定するなどの対策を行うことで、さらに安心感が得られるでしょう。
失礼にならないように注意するポイント
一方で、企業側に過剰なセキュリティ対策を施すことで、逆に失礼に感じられることもあります。例えば、クラウドサービスを使用してリンクを送る際に、企業側が既にその方法で履歴書を受け取ることに同意している場合、過剰なセキュリティ設定をしてしまうと、「何か不安を持っているのか？」と受け取られることがあります。
そのため、企業側からの指示に従って、シンプルに履歴書を送る方法が最も理想的です。ただし、もし不安がある場合は、事前に企業に確認を取るのも一つの手です。
まとめ
履歴書や職務経歴書をメールで送る際には、基本的なマナーを守りつつ、セキュリティ対策も講じることが大切です。企業から個人情報の取り扱いに関する同意を求められている場合、その企業の指示に従うことが基本となります。過剰なセキュリティ対策を施すことが失礼にならないよう注意し、必要であれば事前に確認を取ることも重要です。
