外国から来た従業員に生活支援を行う際、食料品などの支払いを立て替えることがあるかもしれません。その際に、経理処理をどう行うべきかは不安なポイントですよね。今回は、従業員のために食料品を立て替えた場合の経理処理方法について解説します。
食料品の立替金を経理処理する方法
まず、従業員の食料品を立て替えた場合、これは会社が支払った一時的な「立替金」として処理されます。この場合、仕訳は以下のように行います。
- 借方（資産）：立替金（例：貸方科目としての「現金」や「預金」）
- 貸方（負債）：現金または預金
立替金は会社の負債として計上され、従業員に精算されるまで負担が続きます。
精算の方法
精算方法としては、食料品の購入代金を従業員に返金してもらうか、給与から控除する方法が考えられます。例えば、月末に給与から立替金を差し引く形にすることが一般的です。
従業員に返金してもらう場合、その金額を「立替金」から差し引き、現金または預金を使って支払います。
経理処理における注意点
経理処理を行う際は、領収書やレシートを保管しておくことが重要です。万が一の税務調査に備えるため、きちんと証拠を残しておきましょう。
また、食料品の支払いが一度限りの場合、その分を翌月に一括で精算することもあります。その際も、精算方法については会社と従業員間で明確にしておくと良いです。
まとめ
従業員のために食料品を立て替えた場合、経理処理は立替金として計上し、後で従業員に精算してもらう形になります。精算方法としては、給与から控除する方法や、従業員に直接返金してもらう方法があります。証拠として領収書やレシートをきちんと保管し、処理を行いましょう。
