会社で領収書や請求書を受け取る際、電子帳簿法に基づいてPDF形式で保存することが求められています。しかし、実際には紙の領収書をスキャンしてPDFにする場合もあります。ここでは、電子帳簿法に基づく適切な対応方法と、その際の注意点について解説します。
電子帳簿法とは？
電子帳簿法は、企業が領収書や請求書などの取引証憑を電子的に保存する際の法律です。この法律は、紙の帳簿を保存する代わりに、電子データを利用することで、事務作業の効率化を図ることを目的としています。
企業が取引データを電子的に保存する場合、保存したデータが税務調査において証拠として有効であることが求められます。そのため、データの改ざん防止や保存の期限管理など、適切な管理体制が必要です。
紙の領収書をスキャンしてPDF保存する方法
もし、領収書を紙で受け取った場合、その後にスキャンしてPDFファイルに変換することは可能です。スキャンしたデータが正しく管理されていれば、電子帳簿法に準じて問題ありません。
ただし、スキャンしたPDFデータも、電子帳簿法に基づく保存基準を満たす必要があります。例えば、スキャンしたデータにはタイムスタンプを付けるなど、改ざんができないような方法で保存する必要があります。
領収書の保存における注意点
領収書や請求書などをPDFで保存する際には、保存方法にも注意が必要です。例えば、ファイル名や保存場所の管理、保存期間の設定などが求められます。保存したデータが簡単に検索できるように整理しておくことも重要です。
また、領収書や請求書をメールで受け取った場合、そのままデータとして保存することが推奨されます。紙で受け取ったものをスキャンする手間を省き、より効率的に保存できます。
電子帳簿法を遵守するために必要な準備
企業が電子帳簿法を遵守するためには、まず適切な保存方法を理解し、それを実行に移すことが重要です。また、税務調査などに備えて、保存したデータのバックアップやセキュリティ対策も欠かせません。
領収書や請求書のスキャンやPDF保存が適切に行われていれば、後々の確認作業もスムーズに進むでしょう。
まとめ
電子帳簿法に基づき、領収書や請求書のデータを保存する際は、スキャンしてPDF化することが可能です。ただし、保存する際はタイムスタンプやデータの改ざん防止対策など、適切な管理体制が求められます。正しい保存方法を実践することで、税務調査にも対応できるようになります。
