上司として後輩に指示を出す際、指示が伝わらないことに悩むことがあります。特に、指示を出したつもりでも、後輩が思った通りに動いてくれない場合、どこに問題があったのかを振り返ることが重要です。この記事では、指示の伝え方を改善するための方法を考察し、後輩が理解しやすい指示の出し方について解説します。
1. 指示の曖昧さを避けるためには
「商品の資料をネットから引っ張ってきてください」という指示は、一見シンプルですが、実際には具体的な行動が分かりづらくなってしまうことがあります。後輩が「写真だけを送ってきた」という結果から、指示が不十分だった可能性が考えられます。例えば、「商品の写真、説明書、そして製品の仕様書を含む全ての資料をネットで検索して集めてください」と具体的に伝えることで、後輩がすべきことを明確にできます。
指示が曖昧だと、後輩は自分なりに最小限の対応をしがちです。これは指示内容を解釈する余地があるため、指示は具体的かつ詳細に伝えることが大切です。
2. 一から十まで指示するべきか？
「一から十まで言わないと分からないのか？」という疑問が浮かぶかもしれませんが、適切な指示を出すことは、後輩の成長を促すためにも重要です。とはいえ、全てを細かく指示することが求められているわけではありません。指示の内容によっては、後輩に考えさせる余地を残すことも必要です。最初の指示は具体的であっても、途中からは後輩に自分で考えるように促すのも効果的です。
後輩が自分で考え行動できるようになるためには、指示が伝わったことを確認したり、進捗をチェックしたりして、フィードバックを与えることが大切です。
3. コミュニケーションの取り方を工夫する
指示を出す際に大切なのは、単に言葉を伝えるだけでなく、後輩とのコミュニケーションをしっかりと取ることです。例えば、指示を出す前に「この資料はどのように集めてほしいか、理解できている？」と確認をすることで、後輩が自分の理解を確認しやすくなります。
また、指示を与えるときに、なぜその作業が必要なのかを説明することも有効です。後輩がその作業の目的を理解すれば、より意欲的に取り組んでくれるでしょう。
4. まとめ：指示を出す際の工夫
指示を出すときは、具体的で分かりやすい言葉を使い、後輩が何をすべきか明確に伝えることが最も重要です。曖昧な指示や抽象的な要求は、後輩が思った通りに動かない原因となります。指示内容を具体化し、後輩の理解を確認しながら指示を出すことで、効率的に仕事を進めることができます。
また、後輩が自主的に考えられるようにするためにも、指示の方法を工夫し、コミュニケーションを大切にしましょう。最初は細かい指示が必要でも、後輩が自立して仕事ができるようになれば、指示の仕方も柔軟に変えていくことが求められます。
