社会人になりたてで経費処理に関して疑問を持つことはよくあります。特に、出張時に私用の延泊をする場合の帰りの交通費の取り扱いについては悩むポイントの一つです。この記事では、日帰り出張で私用延泊をした場合の帰りの交通費を経費申請する際の基準や考慮すべきポイントについて解説します。
私用延泊の際の経費申請の基本
私用での延泊を伴う出張では、出張として認められる部分と私用部分を明確に区別する必要があります。基本的に、会社が負担する経費は業務に直接関係する部分に限られます。したがって、帰りの交通費を経費として申請するには、出張と私用の境界を意識しておくことが重要です。
出張の一環として会社から許可された日程で帰社し、その後の延泊が私用である場合、出張に関する部分については経費申請が可能です。しかし、延泊にかかる費用や帰りの交通費については、私的な要素が含まれるため、原則として自費で負担することが求められる場合が多いです。
帰りの交通費はいつの乗車日を申請するべきか
スマートEXなどを使用して新幹線のチケットを購入する際、乗車日が領収書に記載されるため、帰りの交通費の経費申請をいつ行うべきかが問題となります。基本的に、出張が終了した翌日に新幹線に乗車する場合、その費用は私的な延泊のための交通費とみなされることが一般的です。
もし、出張に関連する業務を終え、翌日以降の帰路で私用のために延泊するのであれば、その帰りの交通費は私費として扱うべきです。ただし、出張としての業務が終了している場合でも、会社の方針や経費申請のルールに基づき、柔軟に対応することが求められる場合もあります。
実際のケーススタディ：日帰り出張後の延泊
例えば、出張で遠方に赴き、帰りの新幹線を翌日に取った場合、その新幹線代が業務に関連するかどうかは重要なポイントです。業務終了後に私用で延泊するために新幹線を使う場合、その費用は経費として計上することは難しいことが多いです。
この場合、翌日の乗車日で発行された領収書に記載された内容を基に、経費申請を行うことができますが、私用部分が含まれているため、その分については経費として申請することが難しいことが多いです。会社の規定に従い、私的な延泊部分の交通費は自己負担となることが一般的です。
経費申請を悩む場合の対応方法
経費申請を悩む場合、まずは上司や経理部門に相談することが重要です。会社によっては、私用延泊を含む帰りの交通費についても経費として申請できる場合もありますが、その場合は証明書類や明確な説明が求められることがあります。
また、経費申請を行う際には、事前に会社の経費規定を確認することが大切です。特に、私用延泊が含まれる場合、出張に関連する部分と私用部分を明確に分けて申請することが求められる場合が多いため、業務部分のみを経費として申請し、私用部分は自己負担として扱うことが一般的です。
まとめ
日帰り出張後の私用延泊による帰りの交通費の経費申請は、会社の規定に基づいて行うことが必要です。出張部分の交通費は経費として申請できますが、私用部分に関しては自己負担となることが一般的です。経費申請を行う際には、会社の方針や経理部門のガイドラインを確認し、正しい申請を行うことが大切です。
もし、経費申請について不安がある場合は、上司や経理部門に相談して明確な指示を受けることをお勧めします。また、私用部分の費用を自己負担することで、出張後の楽しみや飲み会に参加することができるかもしれません。
