公共料金の帳簿記入において、請求年月と利用年月のどちらを記入すべきかに迷うことがあります。特に、電話代や光熱費などの支払いが月を跨いで行われる場合、その記載方法については注意が必要です。本記事では、具体例を交えながら、どの年月を記入すべきかを解説します。
1. 公共料金の帳簿記入での基本的な考え方
帳簿記入において、公共料金の費用をどの月に計上するかは、原則として「利用年月」を基準にすることが一般的です。これは、経理上、費用は実際に使用した月に計上するという原則があるためです。つまり、光熱費や電話代の利用が実際に発生した月を基準に記入を行います。
ただし、請求年月や支払い日が利用年月と異なる場合もあるため、混乱を避けるために具体的な取り決めを確認することが重要です。
2. 例：請求年月と利用年月の違いについて
例えば、口座振替が4月25日に行われ、請求年月が2025年4月、利用年月が2025年3月の場合、実際に利用したのは3月であるため、帳簿には「2025年3月分」の費用として記入します。
この場合、請求年月は4月ですが、費用が発生したのは3月であるため、経理上は「2025年3月分」として計上することになります。このように、実際の利用に基づいて記入することが、正しい帳簿記入となります。
3. 公共料金の支払いと帳簿記入の注意点
支払いが遅れても、実際に費用が発生した月に帳簿を記入するのが原則です。例えば、3月分の料金が4月に請求され、5月に支払われた場合でも、帳簿には「2025年3月分」と記入します。
また、支払いの遅れや前払いによる差異が生じることもあるため、正確に記入するためには毎月の帳簿管理が欠かせません。
4. まとめと実務上のポイント
公共料金の帳簿記入において重要なのは、「利用年月」を基準に費用を計上することです。請求年月が異なる場合でも、費用が実際に発生した月を記入するようにしましょう。
また、記入方法に迷った際には、会社の経理担当者や税理士に確認を取ることで、より正確な帳簿を作成することができます。経理の基本を守り、適切な記入を心がけましょう。
