経理の仕事では、日々多くの事務的なやり取りが求められます。特に旅費精算時など、現金のやり取りをする場面では、どうしても「間」が生まれ、気まずく感じることもあります。こうした状況で、どんな言葉をかければ気まずさを和らげ、スムーズにコミュニケーションを取ることができるのでしょうか？この記事では、そんな悩みを解消するためのコミュニケーション術を紹介します。
仕事の場で感じる「間」をなくすための基本的なポイント
経理や事務的な業務を行う上で、金銭のやり取りは避けて通れません。現金を手渡す際、どんな言葉をかけるべきか、あるいは言わないべきかを迷うこともあります。しかし、まず大切なのは、「自然な流れ」を意識することです。例えば、現金を渡す前に「こちらが旅費の精算分です」といった一言を添えることで、相手も気まずさを感じずに受け取ることができます。
また、言葉を発するタイミングも重要です。渡した後に「すみません」と言う代わりに、感謝の気持ちや確認の意味で「お手数おかけしますが、よろしくお願いします」と言うことで、気まずさを回避できます。
言葉にしなくても気配りでカバーする
言葉にすることで気まずさを和らげるのも一つの方法ですが、必ずしも言葉でコミュニケーションを取らなければならないわけではありません。たとえば、現金を手渡す際に笑顔で渡すことで、相手に安心感を与え、余計な言葉を交わさずともスムーズにやり取りが進むことがあります。
また、相手が「ありがとうございます」と言うタイミングで、軽くうなずいたり、微笑んだりすることで、互いに心地よいコミュニケーションを取ることができます。言葉だけでなく、非言語的なコミュニケーションも重要です。
「間」を埋めるための具体的なフレーズ例
金銭のやり取りにおける「間」を埋めるためには、状況に応じた適切なフレーズを使うことが効果的です。例えば、旅費精算の場合には「お疲れ様です、こちらが精算分です」といったフレーズを使うと、自然に会話が進みます。また、相手が受け取った後に「ありがとうございました」と言うことで、やり取りを終わらせることができます。
他にも、渡す際に「念のため確認ですが、この金額で問題ないですよね？」と確認の一言を加えることで、安心感を与えつつ、無駄な沈黙を避けることができます。このように、一言加えることで、スムーズにコミュニケーションが取れるようになります。
相手の立場に立ったコミュニケーション
金銭のやり取りが発生する場面では、相手の立場に立ったコミュニケーションを心がけることも大切です。相手も同じように気まずさを感じているかもしれません。そのため、あなた自身があまり緊張せず、穏やかな気持ちで接することが重要です。
また、感謝の気持ちを言葉にすることで、相手にも良い印象を与え、緊張が和らぎます。たとえば、「いつもお手数おかけしますが、ありがとうございます」と言うことで、相手にも感謝の気持ちが伝わり、自然と会話が進むでしょう。
まとめ
金銭のやり取りをする場面では、どうしても「間」が生まれて気まずく感じることがありますが、適切な言葉や態度を取ることで、その気まずさを軽減できます。渡す前や渡した後に一言添えることで、スムーズにやり取りを進めることができ、非言語的なコミュニケーションも大切です。自分がリラックスして相手に接することで、仕事の場でのコミュニケーションが円滑になります。
沈黙が気になる場合でも、相手の立場に立ち、感謝や確認の言葉を忘れずに使うことで、気まずさを解消し、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。
