会社の経費精算において、社員が出先でお菓子や事務用品を購入し、その費用を会社に精算する場合、通常は領収書を取得して精算します。しかし、最近ではスマホ決済などの還元率のある支払い方法が普及し、社員がスマホ決済を使うケースも増えてきました。この記事では、スマホ決済を使った経費精算の際に考慮すべき問題点や注意点について解説します。
スマホ決済のメリットと経費精算
スマホ決済を使用する最大の利点は、還元率が高いことです。クレジットカードやポイント還元があるスマホ決済を使用すれば、実際の支出以上のメリットを得ることができます。例えば、ポイント還元を通じて、購入した事務用品やお菓子に対して実質的な割引を受けられることがあります。
しかし、この還元を会社の経費精算に含めるかどうかが問題となることがあります。会社の経費として精算する際、還元されたポイント分が実際の支出額を超える場合、そのポイント分をどう扱うかについて考慮が必要です。
スマホ決済を利用する際の問題点
スマホ決済を利用することで生じる主な問題は、経費精算の透明性と正確性に影響を与える可能性があることです。以下の点を考慮することが重要です。
- ポイント還元の扱い：還元されたポイントは、実際の支出金額には含まれないため、精算額を計算する際に混乱を招くことがあります。ポイント還元をそのまま現金として扱うことが適切かどうか、会社の方針によって異なる場合があります。
- 領収書の発行：スマホ決済を使って購入した際に、必ずしも領収書が発行されるわけではありません。領収書がない場合、経費精算の際に証拠が不十分になる可能性があり、経費として認められないことがあります。
- 個人利用と業務利用の境界：スマホ決済を個人的な支払いにも使用している場合、業務用の支払いと個人的な支払いが混ざるリスクがあります。これにより、経費精算時に不正確な申請が発生する可能性があります。
経費精算時にスマホ決済を利用するためのベストプラクティス
スマホ決済を利用する際には、以下のようなベストプラクティスを守ることで、問題を未然に防ぐことができます。
- 必ず領収書を取得する：スマホ決済を使用する場合でも、可能な限り領収書を取得し、後で経費精算時に提出できるようにしておきましょう。領収書が発行されない場合は、支払いの明細を証拠として保管することが重要です。
- 還元分を差し引く：ポイント還元を受けた場合、精算する金額は実際に支払った金額に基づくべきです。ポイント分を差し引いた金額で精算することが推奨されます。
- 会社の方針に従う：スマホ決済を使用する際は、会社の経費精算規定や方針をしっかりと理解し、それに従うことが大切です。特に還元分の扱いについては、事前に確認しておくと良いでしょう。
まとめ：スマホ決済を経費精算に活用する際の注意点
スマホ決済の利用は便利で、ポイント還元などのメリットがありますが、経費精算時には透明性と正確性が求められます。ポイント還元分を適切に扱い、領収書を必ず保管するなど、ルールを守ってスマホ決済を利用することが重要です。会社の方針に従い、経費精算がスムーズに行えるよう工夫しましょう。
