カード支払い時のレシート紛失は、後日再発行を依頼する場合に経理処理が必要になることがあります。この場合、再発行されたレシートの取扱いや経理に対する説明方法は重要です。この記事では、店側の控えが紛失し、再発行されたレシートについて、経理にどのように説明すべきかについて詳しく解説します。
レシート再発行時の基本的な流れ
カード決済後にレシートを紛失した場合、再発行を依頼することができます。この際、店側の控えは再発行されますが、再発行されたレシートには「再発行」の記載がないタイプのカードリーダーが一般的です。
再発行される際に、お客様用のレシートは破棄されることが多いため、店側の控えとして新たに発行されたレシートが一枚のみ手元に残ります。これにより、経理にはどのように報告するかを整理しておく必要があります。
経理への説明：重要なポイント
経理に対して再発行されたレシートを報告する際、重要なのは「再発行されたこと」自体を説明することです。特に、元々あったレシートが紛失していることを前提に、経理にその経緯をしっかりと伝える必要があります。
再発行の理由を明確にし、実際にどのような手順で再発行されたか、また、レシートの控えが破棄された経緯についても説明しましょう。これにより、経理担当者が適切に対応できるようになります。
再発行されたレシートに「再発行」の記載がない場合の対応
再発行されたレシートに「再発行」の記載がない場合、経理にはその旨を説明することが非常に重要です。特に、再発行されたレシートがオリジナルと見分けがつかない場合、紛失があったことを証明する書類や記録を添付することが望ましいです。
また、再発行手続きの際に発行されたメモや記録があれば、それらも経理に提出し、記録として残しておくことが推奨されます。
経理との連携と再発行の確認
再発行されたレシートを経理に提出する際には、単にレシートを渡すだけではなく、経理担当者としっかりと連携を取ることが大切です。再発行の際にどのような手続きが行われ、どのような背景で発行されたのかを説明することで、経理担当者も処理がしやすくなります。
さらに、経理担当者が再発行されたレシートに関する処理を行う際に、誤解や問題が発生しないよう、事前に確認しておくことが重要です。
まとめ
レシート紛失後の再発行時、経理に説明する際には、再発行されたことを明確に伝えることが最も重要です。特に、再発行されたレシートに「再発行」の記載がない場合は、その経緯をしっかり説明し、関連する記録を添えることで、経理担当者が適切に処理できるようになります。再発行手続きについても、必要な情報を整理し、経理との連携を密にすることが円滑な処理に繋がります。
