商品の納品書を紛失してしまった場合、再発行が可能かどうか、また納品書原本をもらう前にFAXで送ってもらうことができるのかについては、取引先の方針や契約内容によります。この記事では、納品書の再発行に関する一般的な手順と、FAXでの送付が可能かについて解説します。
納品書の再発行は可能か？
納品書を紛失してしまった場合、再発行をお願いすることは通常可能です。ただし、再発行ができるかどうかは、取引先の会社の規定や状況によります。多くの企業では、納品書の再発行を受け付けている場合が多いですが、その際には元の納品書の控えを確認する必要があることがあります。
再発行を依頼する場合は、まず担当者に連絡を取り、納品書の再発行をお願いする旨を伝えましょう。取引先によっては、再発行の手数料を求められることもありますので、事前に確認しておくことが大切です。
納品書原本をFAXで送ってもらうことは可能か？
納品書原本をもらう前にFAXで送付してもらうことは、基本的には可能です。ただし、FAXで送ることができるのはあくまで「コピー」の形式であることが多く、正式な「原本」としての効力を持つのは紙で受け取った納品書となります。取引先がFAX送信に対応している場合は、納品書を送ってもらうことができますが、念のため正式な原本を郵送してもらう手配をすることをお勧めします。
FAXで送ってもらう際には、送信後に受領確認を行うことも大切です。万が一、FAXが正常に送信されていない場合には再送してもらう必要があります。
納品書再発行依頼時のポイント
納品書の再発行を依頼する際、依頼内容をしっかりと伝えることが重要です。以下の情報をしっかりと伝えることで、スムーズに再発行手続きが進みます。
- 納品書が紛失した理由
- 必要な納品書の発行日や納品物の詳細
- 再発行先の住所や送付方法（FAXや郵送など）
また、依頼の際には礼儀正しく、感謝の気持ちを伝えることで、取引先との良好な関係を保つことができます。
まとめ：納品書再発行の手続きとFAX送付について
納品書を紛失してしまった場合、再発行は可能ですが、取引先の規定に従って手続きを進める必要があります。また、納品書原本をもらう前にFAXで送付してもらうことはできる場合が多いですが、正式な原本を受け取ることをおすすめします。依頼する際には、依頼内容を明確に伝え、スムーズな手続きが進むよう心掛けましょう。
