ISO管理文書の改訂履歴表において、改訂ごとに捺印する作業が大変であるという問題は、多くの企業で共通しています。特に、制定者や承認者、作成者、場合によっては審査者や確認者が決まっている場合、押印が必ずしも必要ないのではないかと感じることもあります。本記事では、改訂履歴表の押印について、現代的な視点からの考え方と、それに関する文書管理規定の見直しについて解説します。
ISO管理文書の改訂履歴表とは？
ISO管理文書の改訂履歴表は、管理文書がどのように改訂されたかを記録するための重要なツールです。この履歴表には、改訂番号、改訂日、改訂内容、担当者（制定者、承認者、作成者など）などが記載されます。改訂ごとに適切な押印を行うことが求められる場合がありますが、この手続きが煩雑であり、時間やリソースを浪費することがしばしば問題となります。
従来の管理方法では、全ての改訂に対して、関係者が押印することが標準とされていましたが、近年では業務効率化の観点から、押印を省略する動きが進んでいます。
押印省略の実務的な背景とメリット
押印を省略することには、業務効率化やデジタル化を進めるという大きなメリットがあります。現代では、文書管理や承認プロセスをデジタル化することで、物理的な押印作業を減らし、管理コストを削減することが可能です。
例えば、ISO管理文書における改訂履歴表であれば、改訂者や承認者をシステム上で管理し、押印の代わりにデジタル署名や承認履歴を記録することができます。これにより、紙ベースでの捺印が不要となり、迅速かつ効率的に文書管理を行うことができます。
押印省略を可能にする文書管理規定の見直し
押印省略を実現するためには、企業の文書管理規定を見直すことが重要です。特に、改訂履歴に関する規定を変更し、電子承認やデジタル署名を正式に認めることが必要です。
例えば、以下のような一文を文書管理規定に追加することが考えられます。
「改訂履歴表における押印は、改訂に関与する関係者がシステム上で承認を行った場合、物理的な押印を省略することができる。デジタル署名及び承認履歴をもって正式な承認と見なす。」
このように規定を変更することで、従来の捺印作業を削減し、効率的な文書管理が可能となります。
官庁や他の企業での押印省略の現状
現在では、多くの企業や官庁が押印を省略する方向で進んでおり、デジタル化が進んでいます。特に、COVID-19パンデミック以降、リモートワークの普及に伴い、押印なしで文書管理を行う企業が増加しています。
官庁でも押印を省略するケースが増えており、電子契約や電子申請が広く採用されています。これらの事例を参考にし、自社の文書管理規定も現代に合った形で見直すことが求められています。
まとめ
ISO管理文書の改訂履歴表における押印の省略は、業務の効率化を進めるための重要なステップです。デジタル化が進む中で、物理的な押印が不要になることは、今後の企業運営にとって不可欠な進化と言えます。文書管理規定を見直し、デジタル承認を取り入れることで、企業はよりスムーズな業務運営を実現できるでしょう。
