合同会社設立時には、定款を作成し、それを法的に有効とするためには署名が必要です。印紙代削減を目的に電子定款を選択する場合、電子署名（電子証明書）が求められます。マイナンバーカードを使用して電子署名を行う方法や、PDFデータに電子署名を付与するための無料ソフトについて解説します。
電子定款と電子署名の必要性
合同会社設立の際に定款を作成する必要がありますが、定款は法的効力を持たせるために、署名を行う必要があります。電子定款を利用することで、印紙代を削減できますが、そのためには電子署名が必須です。
電子署名とは、電子的に文書を承認するための署名であり、紙の定款に押印する代わりに使用します。日本では、マイナンバーカードを使った電子署名が広く利用されており、これを活用することで簡便に法的効力を持つ定款を作成できます。
マイナンバーカードで電子署名を行う方法
マイナンバーカードを利用して電子署名を行うには、まずマイナンバーカードに対応した電子証明書が必要です。マイナンバーカードをお持ちであれば、カードの電子証明書を利用して、オンラインで電子署名を行うことができます。
具体的には、マイナンバーカードとカードリーダーを使って、定款作成の際に必要な署名を電子的に行います。この方法により、紙の定款を提出する代わりに、データとして提出でき、手数料を削減できます。
PDFデータに電子署名を付与するための無料ソフト
PDFファイルに電子署名を付与するためのソフトウェアは、いくつかの無料ツールが存在します。代表的なものとしては、以下のソフトが挙げられます。
- Adobe Acrobat Reader DC（無料版）: PDFファイルに電子署名を追加する基本的な機能が搭載されています。無料版でも署名機能が利用でき、マイナンバーカードとの連携で電子署名を行うことができます。
- DocuSign: オンラインで電子署名を行えるツールで、無料プランもあります。クラウドサービスを利用した署名機能が提供されており、簡単に利用できます。
- 電子署名ツール「SignDoc」: 無料で利用できるオンラインの電子署名サービスで、PDFファイルに直接署名を付与することができます。
これらのツールを活用することで、PDFファイルに電子署名を簡単に付与することができ、電子定款の作成に役立ちます。
電子定款を利用するメリットと注意点
電子定款を利用することの最大のメリットは、印紙代の削減です。紙の定款の場合、印紙税として4万円が必要ですが、電子定款ではその費用を大幅に削減できます。また、手続きがオンラインで完結するため、時間と手間が省ける点も大きな利点です。
ただし、電子署名を行うためには、マイナンバーカードと対応するカードリーダーが必要であり、準備に少し手間がかかります。また、PDFの署名には、対応するソフトウェアやオンラインツールが必要となるため、適切なツールの選択が重要です。
まとめ
合同会社設立の際に電子定款を作成する場合、マイナンバーカードを利用して電子署名を行うことが可能です。無料のツールを使ってPDFデータに電子署名を追加する方法もあり、これにより開業コストを削減することができます。
電子定款は、印紙代の削減や手続きの簡便化などのメリットがあり、特に開業時のコストを抑えたい方にはおすすめです。必要な準備を整え、適切なツールを使用して、スムーズに電子定款を作成しましょう。
