ビジネスメールでは、相手に対する配慮や、適切な表現が求められます。特に、日程調整後の返信では、感謝の気持ちや謝意をしっかり伝えることが大切です。ここでは、質問者が送ったメールを基に、添削とアドバイスを行います。
メールの内容：基本的な構成
まず、最初に挨拶として「〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です」と自分を紹介することは適切です。ビジネスメールにおいて、自己紹介は基本の一つです。次に、「いつもご厄介になります」という表現は、相手に感謝の気持ちを伝えていますが、ビジネスシーンでは少し硬すぎるかもしれません。「いつもお世話になっております」という表現が一般的で、より自然に聞こえるでしょう。
次に、マイナビから返信できなかったことについての説明ですが、これは重要なポイントです。ただし、「直接のメールで失礼いたします」という部分は少し長く感じる可能性があります。メールの文面において、理由は簡潔に伝えることが好ましいため、少し短くしても良いでしょう。
日程調整に関する表現
日程調整の結果を伝える部分での「〇/〇（〇）15:00に開始との旨、承知しました」は問題ありません。ただし、もう少し丁寧に「〇/〇（〇）15:00に開始予定とのこと、承知いたしました」と表現を少し変えることで、よりフォーマルな印象を与えることができます。
2段落目は必要か？
質問者が気にされている2段落目ですが、確かに内容が少し長く感じられます。メールの文面が短く、簡潔であることが求められるため、冗長に感じる場合は削除しても問題ないでしょう。「マイナビから返信できなかったため、直接のメールで失礼いたします」という表現があれば、再度言う必要はありません。
そのため、2段落目を削除しても、メールの内容としては問題なく成立します。返信の際には相手に対する感謝の気持ちを込めることが大切です。
締めの言葉の適切な表現
「よろしくお願いいたします」や「今後ともよろしくお願い申し上げます」などで締めくくるのが一般的ですが、このメールの文面であれば「どうぞよろしくお願いいたします」と締めるのが適切です。
ビジネスメールでは、できる限り簡潔で明確な表現を心がけることが大切です。また、相手に対する感謝や敬意を忘れずに伝えることで、良好な関係を築くことができます。
まとめ：メールの添削ポイント
1. 文章を簡潔にすることで、相手に伝わりやすくなる。
2. 丁寧な表現を心がけるが、過度な表現は避ける。
3. 相手に感謝の気持ちを伝えることを忘れずに。
このように、ビジネスメールでは適切な表現と簡潔な文章が重要です。少しの改善で、相手により良い印象を与えることができます。
