転職活動や引越しなどで、不要な書類を整理している際に、コロナ禍での転職時に関連して手にした離職票やその他の書類が見つかることがあります。これらの書類は実際にはどう扱うべきか悩むことが多いですが、捨てる前にその重要性や保管すべき理由について確認しておくことが大切です。
離職票とは？その重要性と役割
離職票は、転職や退職の際に会社から交付される重要な書類です。この書類は、退職後の雇用保険の手続きに使用されるため、失業保険の受給を希望する場合に必要となります。また、退職理由や離職日などが記載されているため、今後の就職活動にも役立つ可能性があります。
したがって、離職票を保管しておくことは、今後の自己申告や失業保険の申請に備えるためにも重要です。特に、将来的に雇用保険の受給を行いたい場合や、過去の勤務履歴を証明する必要が出てくることがあるため、これらの書類は捨てずに保存しておくことが推奨されます。
離職票以外の関連書類の扱い方
離職票以外にも、転職時に手にした書類としては、退職証明書や給与明細、年金手帳などがあります。これらの書類も保管しておくことが推奨されます。例えば、給与明細は税金の申告や年金の手続きに必要となることがあり、退職証明書は次の職場への提出が求められる場合があります。
また、転職活動をする上で、過去の職務内容や給与などを証明する書類が必要になることもあります。そのため、これらの書類は整理して保管しておくことをおすすめします。
書類の保管期間と整理方法
書類の保管には期限が設けられています。離職票や退職証明書などの労働関連書類は、最低でも退職後5年間は保管することが法律で推奨されています。これは、労働基準法や社会保険法に基づくものであり、後々必要になった場合に対応できるようにするためです。
また、書類を整理する際は、保存期限を過ぎたものや不要なものを定期的に処分し、重要な書類をわかりやすい形で保管することが大切です。例えば、ファイルボックスに分けて整理し、必要に応じて簡単に取り出せるようにしておくと便利です。
書類整理の際の注意点
書類整理をする際には、まずは必要かどうかを判断することが大切です。特に、過去の勤務歴に関する書類や離職票などは、後から必要になる可能性があるため、捨てずに保管しておくことがベストです。
また、電子データ化して保管する方法もあります。紙の書類をスキャンして保存すれば、場所を取らずに長期間保管することができますし、必要なときにすぐにアクセスできます。ただし、電子データ化する際は、データのバックアップを取ることを忘れずに行いましょう。
まとめ：転職時の書類は保管しておくべき
転職時に手にした離職票やその他の関連書類は、将来的に役立つ可能性があるため、捨てるのではなく保管しておくことをおすすめします。特に、離職票は雇用保険や転職活動において重要な証拠となるため、最低でも退職後5年間は保管しておくべきです。
また、書類整理をするときは、保管期間に気をつけながら必要なものを整理し、効率的に保管する方法を考えることが大切です。これにより、後々必要になったときに安心して対応することができます。
