説明が下手で困っていると感じることは誰にでもあることです。特に、結論が先に言えなかったり、話が脱線してしまうと、相手にうまく伝わらず、誤解を生んでしまいます。この記事では、相手に「わかりやすく、簡潔に」伝えるためのコツと、役立つフレームワークを紹介します。
結論を先に伝える：PREP法を活用しよう
わかりやすく伝えるために最も重要なのは、結論を先に伝えることです。PREP法はこの方法にぴったりのフレームワークです。PREPとは、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（再度結論）という流れで構成されています。
この方法を使うことで、結論をすぐに伝えた後に、その理由や具体例を説明することができ、相手は何を伝えたいのかを最初に理解できます。例えば、「今月の売上は予想を下回りました（結論）。これは市場の動向が予測よりも厳しかったためです（理由）。例えば、先月に比べて競合他社のキャンペーンが強化されました（具体例）。これを踏まえて、来月の改善策として、価格戦略を見直す必要があります（結論）。」
話の脱線を防ぐ：話の軸を意識する
話が脱線してしまう原因は、情報が整理されていないことや、途中で別の話題に気を取られてしまうことです。これを防ぐためには、話す内容を事前に整理し、話の軸を明確にしておくことが大切です。
例えば、重要なポイントを3つのキーワードに絞って話すようにすると、話の方向性が定まり、脱線を防ぐことができます。また、話しながら「今、何を伝えようとしているのか？」と自問自答することも有効です。
情報を整理する：マインドマップで視覚化
情報を整理して相手に伝えるためには、マインドマップを使って頭の中の考えを視覚化する方法がおすすめです。重要なテーマを中心に関連する情報を放射状に広げ、話す順番や重点を決めることができます。
マインドマップを使うことで、どの情報が重要で、どの情報が補足であるかを整理することができ、相手に必要な情報だけを効率的に伝えることができます。
練習法：フィードバックを活用する
説明力を向上させるための練習法としては、他の人に説明を聞いてもらい、フィードバックをもらうことが効果的です。自分ではうまく説明できているつもりでも、相手に理解されていなければ、その点を改善する必要があります。
例えば、簡単なテーマについて友人や同僚に説明し、理解度を確認してもらうことで、自分の説明がわかりやすいかどうかを把握できます。このフィードバックを基に、伝え方を改善していくことが重要です。
まとめ：簡潔でわかりやすい説明力を身につけよう
説明が下手だと感じることは誰にでもありますが、結論を先に伝え、話の軸を意識し、情報を整理することで、わかりやすく簡潔に伝えることができます。PREP法やマインドマップを活用し、練習を重ねて、説明力を向上させていきましょう。実際の会話やプレゼンでのフィードバックを取り入れながら、より効果的なコミュニケーションを目指していきましょう。
コメント