電子帳簿保存法におけるファイル名の取り決めと検索方法について

電子帳簿保存法の運用において、ファイル名の付け方について悩む企業や個人事業主は少なくありません。特に、電子帳簿保存を管理する際にファイル名にどのような情報を付けるべきか、またその必要性について迷うことが多いです。今回は、電子帳簿保存法の実務におけるファイル名の管理方法について解説します。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、帳簿や証憑書類を電子データとして保存するための法的な基準を定めた法律です。これにより、従来の紙ベースでの保存からデジタル化が進み、企業の業務効率化が期待されています。ただし、デジタル保存に関しては法的要件が厳しく定められており、適切な管理方法が求められます。

ファイル名に日付、金額、取引先名を入れる理由

多くの企業では、ファイル名に日付、金額、取引先名などの情報を含めることで、後から迅速にファイルを検索できるようにしています。これは、特に税務調査などの際に役立ちます。例えば、弥生スマート証憑管理などの会計ソフトを使用する場合、ファイル名にこれらの情報を含めることで検索が容易になります。

ただし、ファイル名にこれらの情報を手動で入力するのは面倒に感じることもあります。例えば、日付、金額、取引先名を毎回ファイル名に入力する手間を省ける方法があれば、業務効率化に繋がるでしょう。

ファイル名を自由に設定することは可能か？

結論から言うと、電子帳簿保存法ではファイル名を自由に設定することが可能です。しかし、検索を容易にするためには、ファイル名に一定のルールを設けることが推奨されます。具体的には、日付や取引先名、金額などの重要な情報をファイル名に入れておくことで、検索の効率が大幅に向上します。

そのため、ファイル名に必要な情報を含めることは義務ではありませんが、業務の実務上、便利であるため、できるだけファイル名を工夫することをおすすめします。

弥生スマート証憑管理でのファイル検索方法

弥生スマート証憑管理を使用している場合、ファイル名を利用した検索が便利である一方、ソフト内でも取引先名や日付、金額などで絞り込んで検索することが可能です。これにより、ファイル名にこれらの情報を入れなくても、後から簡単に検索できます。

例えば、取引先名や日付でファイルを検索することができるため、ファイル名に情報を詰め込む必要は必ずしもありません。しかし、万が一の税務調査などの際には、ファイル名で素早く検索できるようにしておくと、対応がスムーズになります。

まとめ

電子帳簿保存法において、ファイル名に日付、金額、取引先名を入れることは、検索の利便性を高めるために有効な方法です。弥生スマート証憑管理を使用する場合、ファイル名にこれらの情報を入れることなく検索できる機能もありますが、ファイル名を工夫することで、税務調査などの対応がより迅速に行えるようになります。業務の効率化を考え、どのような方法が最適かを検討しましょう。