地方の小さな歯科医師会で財務担当理事を任されることになった場合、経理や財務管理の知識がなくても大丈夫ですが、基礎的な理解は不可欠です。この記事では、歯科診療以外の業務に不安を感じる方に向けて、財務担当理事として必要な学習内容と実務で押さえるべきポイントを解説します。
財務担当理事の役割と基本的な責任
財務担当理事の主な仕事は、会の財務状況を監視し、出費の内容や会員の旅費・手当等を承認することです。経理担当事務職員がいるため、実際の経理作業は事務職員が行いますが、理事としては会の財務状況を把握し、適切な判断を下すことが求められます。
会費の管理や支出の確認、予算の策定など、財務管理に関する基本的な理解を持つことが重要です。これにより、理事会での意思決定に参加しやすくなり、会の財政状態を健全に保つことができます。
財務管理の基礎を学ぶ
まずは、財務管理の基本的な知識を学ぶことから始めましょう。具体的には、以下の内容が重要です。
- 会計の基本：貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書の理解
- 予算策定：予算の作成方法や予算に基づく支出管理
- 出費承認のプロセス：どのような支出が会の予算に合致するかを判断する基準
これらの基礎的な知識を理解することで、会の財務状況を把握し、実務に役立てることができます。
実務で必要な確認ポイント
会の出費内容を確認し、会員の旅費や手当の承認を行う際には、以下の点を確認することが大切です。
- 予算と実際の支出の差異を確認し、予算内で収支が収まっているかをチェック
- 経費の使途が適正かどうか、会の目的に合致しているかを判断
- 定期的に経理担当事務職員と連携し、財務状況を共有すること
これらの実務的な確認作業を通じて、会の財務状況を管理し、効率的な支出管理を実現することができます。
経理担当事務職員との協力
経理担当事務職員がいるとはいえ、財務担当理事としての役割を果たすためには、事務職員との密な連携が不可欠です。財務状況を把握し、適切な意思決定を行うためには、事務職員からの報告を受け、財務データを理解することが重要です。
また、会計ソフトを使いこなすことも助けになります。事務職員と共に、ソフトを活用して支出の管理や帳簿の確認を行い、手間を減らしながら効率的に財務管理を行いましょう。
まとめ
財務担当理事として、歯科診療の経験だけではなく、財務管理の基礎を理解することが重要です。予算策定、出費確認、会員の旅費・手当等の承認など、日々の業務に役立つ基本的な知識を学ぶことで、会の財政を健全に保つことができます。経理担当事務職員との連携も大切にしながら、理事としての役割を果たしていきましょう。
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