納品書を発送する際、合格印の日付を処理した日付と納期の日付のどちらにするべきかは、多くの企業で悩まれるポイントです。本記事では、納品書の合格印日付に関する基本的な考え方や、納期との関係について解説します。
納品書の合格印の役割
納品書に押される合格印は、商品の納品が完了したことを示す重要な印です。この印は、商品が正確に届いたことを証明するため、受け取った側の確認や、取引の記録としても重要な役割を果たします。
通常、合格印は納品が完了した日を示すものであるため、その日付は納品の実施日と一致することが望ましいとされています。しかし、納期が重要な場合、その日付を押すことが求められることもあります。
処理日付と納期日付の使い分け
納品書の合格印に日付を押す際、処理日付（実際に納品書を作成した日）と納期日付（商品が納品される予定の日）を使い分けることが考えられます。通常、納品書の合格印に押す日付は、実際に商品が納品された日、または発送が完了した日が適切です。
例えば、納期が10月24日であっても、実際に商品が10月23日に発送され、24日に到着する予定であれば、合格印を押す日付は発送日（10月23日）であることが一般的です。納期日付を押す場合は、納期を重視する特殊な場合に限られることが多いです。
納期と発送日の関係を理解する
納期はあくまで商品の到着予定日であり、実際に商品が納品される日ではありません。そのため、合格印に押す日付は、実際に納品が行われた日または発送日となることが通常です。
納品書が重要な法的または契約上の証拠となる場合、日付の記載が間違っていると後々問題になることもあります。したがって、納品書を発送する際は、合格印の日付を正確に記入することが重要です。
納品書の合格印に関する実務的な注意点
納品書の合格印については、企業ごとにルールや慣習が異なる場合があります。そのため、納品書を作成する際は、社内でのルールや過去の実績を参考にすることが大切です。また、納品書に記載される日付が契約や取引の証拠となるため、日付に関しての誤解やトラブルを避けるために、処理日付と納期日付の使い分けについて明確な方針を定めておくことが望ましいです。
まとめ: 納品書の合格印日付の選び方
納品書の合格印に使用する日付は、納品された日または発送日が基本です。納期日付を押すべきかどうかは、取引先との契約や特定の慣習に依存することがありますが、通常は実際の発送日または納品日を反映させるのが適切です。納品書の作成においては、誤った日付を避けるためにも、日付に関する方針を明確にしておくことが重要です。
コメント