個人事業主の出張旅費規程：固定額での旅費設定は可能か？

個人事業主が出張旅費規程を作成する際に、出張旅費を固定額で設定することについて、特にマイルを利用した場合の取り扱いについて解説します。

1. 出張旅費規程とは

出張旅費規程とは、出張に関する費用をどう管理・支給するかを定めた社内の規則です。企業や個人事業主において、出張費用が一貫して適正に処理されるようにするための重要な指針となります。一般的には、交通費、宿泊費、食費などが含まれます。

個人事業主が出張旅費を固定額で規定することは可能です。特に、定めた金額で出張費用を支払うことで、経費の管理が簡便になり、予算の見通しも立てやすくなります。

たとえば、近畿地方への出張に対して「●●円」、韓国・グアムへの出張に対してそれぞれ「●●円」といった具合に設定することができます。この場合、出発地点と目的地にかかわらず、一定額を支給する形になります。

マイルを利用して航空券を手配した場合、実際にかかった費用が固定額よりも低くなることがあります。その場合、事業主は差額を経費として計上することができます。出張旅費が実際の費用よりも多く支払われた場合、その差額を「過剰支給」として扱うことが考えられます。

つまり、固定額を規定しても、実際の費用との差額を調整することで、規程を守りつつ、実際の支出との差異を適切に管理できます。

出張旅費規程を作成する際には、以下の点に留意することが重要です。

これらをあらかじめ決めておくことで、無駄なトラブルを避けることができ、経費の管理がスムーズに進みます。

個人事業主が出張旅費を固定額で規定することは可能です。特にマイルを利用する場合、実際の費用と固定額との差額を経費として調整する方法が有効です。出張旅費規程を作成する際には、支給基準を明確にし、税務処理を考慮した管理を行うことが重要です。