多くの企業で、社員に社用車を支給するケースがあります。特に営業職や現場で働く場合などは必須となることもありますが、その際に経費負担の取り決めについて悩む場面も少なくありません。特に、ガソリン代や駐車場代については、企業側と社員間で意見が分かれることがあります。
社用車にかかる経費とは？
社用車を使う際には、ガソリン代や駐車場代以外にもさまざまな経費が発生することがあります。一般的には、車両の維持費（車検や保険、修理費用など）は会社が負担し、社員が業務で使用する際のガソリン代や駐車場代についても、会社が負担するケースがほとんどです。
しかし、企業の規模や方針によっては、社員がこれらの経費を自腹で負担する場合もあります。この場合、どのように経費を管理するべきか、社員としては納得できるかが重要なポイントとなります。
ガソリン代や駐車場代を自腹で負担する理由
多くの会社が社用車のガソリン代や駐車場代を社員に負担させる理由は、プライベートでの利用が疑われる場合や、税務上の問題を避けるためです。例えば、業務外で車を利用することがあると、税法上はその分の使用料を支払う義務が生じる場合があります。
また、社用車を支給されることによって社員がプライベートでも車を使用する可能性があるため、会社側としてはその管理やコストの把握が難しくなることもあります。このため、駐車場代やガソリン代を社員が負担することで、業務に専念するための経費管理が明確になります。
経費負担の取り決めにおける注意点
社用車に関連する経費を負担する場合、明確な取り決めを行うことが重要です。まず、業務使用とプライベート使用の線引きについて会社と合意を得ておくことが大切です。例えば、「業務で使用する際はガソリン代や駐車場代を会社が負担するが、プライベートで使用した場合は自己負担」という取り決めを行うことが一般的です。
また、業務で使用する際の経費負担についても、詳細なルールを定めておくとトラブルを防げます。たとえば、どの範囲で経費として認められるのか（片道何キロ以上なら経費として認められる等）を事前に決めておくと、後々の不満を防ぐことができます。
実際の事例：駐車場代の負担が必要な場合
実際に、社員が自宅近くで駐車場を借りる場合、その費用を会社が負担しないケースもあります。この場合、社員が自腹で負担することになりますが、これは会社側が駐車場を提供しない場合に限られます。
仮に、社員が業務でのみ使用するために駐車場を借りた場合、その費用が適切に経費として認められるかどうかは、会社の規定や契約内容によります。駐車場代を経費として計上する際には、領収書や契約書をきちんと保管し、会社に提出することが求められることが多いです。
まとめ
社用車にかかる経費の取り決めは、会社の方針や税法に基づいて行われることが多いため、社員としては不満が生じることもあります。しかし、業務での利用を前提とした取り決めが明確であれば、納得しやすくなります。
社用車を利用する際の経費負担については、事前に会社としっかりと話し合い、ルールを明確にしておくことが最も重要です。自腹で経費を負担しなければならない場合でも、事前にその理由や背景を理解することで、納得できる解決策を見つけることができるでしょう。
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